Что такое "сквозной бизнес-процесс"?
В литературе по процессному управлению встречаются термины, которые либо трактуются по-разному - что в какой-то степени неизбежно - либо которые никто не удосуживается объяснить.
Один из таких терминов - "сквозной процесс".
Начнем с трудностей перевода. Термин этот исходно английский: "end-to-end process", и было бы лучше переводить его не как "сквозной" процесс, а как процесс "от и до".
Но от чего и до чего? От самого начала и до самого конца, естественно. А что считать самым началом и самым концом? Вот это самый интересный вопрос.
Разумеется, ответ на него зависит от контекста, от угла зрения, от того, кто его задает... Собственно говоря, это уточнение - сквозной процесс - есть завуалированный призыв еще раз обратить внимание на контекст, задать себе и процессной команде вопрос: хорошо ли мы знаем, какую бизнес-проблему мы решаем?
Кейс №1: "Энергетика" ( Часть 1)
Случай из практики в качестве иллюстрации: энергетическая компания, основные активы которой - котельные и сопутствующая инфраструктура (котлы, теплотрассы и т.п.), разбросанные по просторам Сибири. Число котельных исчисляется тысячами.
Что просит заказчик: автоматизировать процесс "Согласование заявок на закупку". Речь идет о ежегодной закупке труб для ремонта теплотрасс, комплектующих (вентили и т.п.) к ним, оборудования (например, котлов), ремонтных комплектов к нему и т.п. Помимо товаров, закупаются услуги. Все эти позиции приобретаются ежегодно в рамках подготовки к зиме.
В общих чертах со слов заказчика процесс выглядит так:
- Инженер проводит дефектацию оборудования на месте и составляет перечень потребностей.
- Заявки от котельных отправляются "наверх" на согласование. Путь наверх лежит через два промежуточных уровня иерархии: участок и регион. На каждом происходит согласование. Заявка может корректироваться, возвращаться назад на доработку и т.п.
- Кроме того, заявки агрегируются, т.е. количество по сходным позициям суммируются. Делается это для того, чтобы в итоге разместить не множество мелких заказов, например, на трубы, а один большой - это позволяет добиться от поставщиков существенно более выгодных цен.
- Сами заявки на закупку формируются на верхнем уровне - в головном офисе компании. При этом следует учитывать, что часть заявок можно удовлетворить товарами со склада, но большая часть потребностей покрывается закупками.
- Суммарная агрегированая заявка на потребности разбивается на несколько заявок на закупки, т.к. разные виды товаров поставляют разные поставщики - например, трубы одни, фитинги к ним другие, а ремкомплекты к котлам - соответствующие производители. Таким образом, исходные заявки сначала группируются по товарам, потом разгруппировываются по товарным группам и/или поставщикам.
- По каждой заявке на закупку проводится независимый конкурс среди поставщиков с соблюдением формальных правил: объявление конкурса, прием предложений от поставщиков, выбор победителя.
Согласовать тысячи исходных заявок и провести десятки тендеров - задача сама по себе не простая, особенно если учесть, что решается она с помощью только Excel и электронной почты. Процесс согласования заявок, группировки и разгруппировки позиций еще больше усложняется из-за того, что заказчик может вносить изменения и отзывать свою заявку асинхронно, после того, как она ушла на согласование.
В этой ситуации анализ бизнес-процесса и автоматизация работы с помощью BPMS выглядят вполне оправданными. Экономическое обоснование проекта не составляет труда, поскольку на кону очень большие деньги и очень большие потери в случае сбоя процесса. Причем потери не только финансовые, но и личные для руководителей: представьте себе поселок в Арктике, оставшийся не готовым к зиме.
Так что, формируем команду проекта, составляем план-график и беремся за работу? Или еще подумаем над постановкой задачи?
Оставляйте ваши предложения в комментариях. Ответ на вопрос и продолжение кейса - через неделю.
Комментарии (30)
Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам войти в систему или
зарегистрироваться.
Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам войти в систему или
зарегистрироваться.
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
У меня лично дискомфорт вызывают две вещи:
1) Почему первоначальные заявки о потребностях асинхронно претерпевают изменения? Если инженер провёл диагностику и зафиксировал потребность в ремонте и материалах для него, то что заставляет эту потребность меняться? Может быть, начинать процесс надо не с фиксации потребности, а с фиксации текущего состояния - точнее, его отклонения от нормы, которая и вызывает потребность в ремонте? И согласование заявок тогда будет на чём-то основываться - что она соответствует устраняемому дефекту. Либо заявки тогда вообще можно будет централизованно формировать вместо того, чтобы согласовывать по двум уровням.
2) Где тут конец процесса? Выбрали победителя конкурса, а где закупка, доставка, монтаж и, в конечном итоге, закрытие заявки, с которой всё началось?
P.S. В этом кейсе явно не один процесс, а целый хореографический ансамбль. :-)
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
1) Видимо квалификация исполнителей бывает очень разной. Проще говоря, косячат. А кто без греха?
2) Не, ну так не интересно. Убили всю интригу :)
1) Видимо квалификация исполнителей бывает очень разной. Проще...
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Семёнов Андрей Борисович
Председатель правления клуба
Клуб ИТ директоров Тюменской области
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Столяренко Игорь Борисович
Информационная безопасность
АО "Россельхозбанк"
Совершенно согласен.
Цель поставлена. Заказчик присутствует. Определяем всех заинтересованных лиц. Формируем от них матрицу требований и состав рабочей группы (РГ), как представителей заинтересованных сторон. По итогам работы РГ определяем детальные бизнес-требования и уже после этого формируем план работ с участием всех уполномоченных лиц (команды проекта), перечнем работ и сроками по ним.
Совершенно согласен.
Цель поставлена. Заказчик...
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Ответ на « Отвечу и здесь. Совершенно согласен. Цель поставлена. Заказчик... »
Федько Виктор Александрович
Начальник управления информационных технологий
АО МПО им.И .Румянцева
Ответ на « Игорь, подвох тут в том, какая... »
А вот в реальной жизни именно такое биение на бизнес-процессы со своими входом и выходом, своими владельцами, проектантами, исполнителями и т.п. вполне жизнеспособно и работает. Если правильно , конечно, все организовать.
И таким образом получаем, что оба упомянутых бизнес процесса вполне имеют право на существование. Один предваряет другой. Просто, "все хорошо в меру" (с). (И кукуруза и Неру ;) )
Столяренко Игорь Борисович
Информационная безопасность
АО "Россельхозбанк"
Ответ на « Подвох тут в другом, на мой... »
Федько Виктор Александрович
Начальник управления информационных технологий
АО МПО им.И .Румянцева
Ответ на « Цели проекта определяет не аналитик и... »
Столяренко Игорь Борисович
Информационная безопасность
АО "Россельхозбанк"
Ответ на « Игорь, подвох тут в том, какая... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Это проблема классификатора предметов закупки. Если сейчас вся работа ведется в экселе и по электронной почте -- 100% вероятности, что такого классификатора нет. В результате при агрегировании заявок и их декомпозиции по предметам закупок и поставщикам будет огромное количество трудноустранимых ошибок. Можно отстроить прекрасный процесс и поддержать его замечательным механизмом BPM, но без создания единой системы НСИ по закупкам всё это будет работать через пень-колоду.
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Ответ на « Самая главная проблема, с которой разработчик... »
Федько Виктор Александрович
Начальник управления информационных технологий
АО МПО им.И .Румянцева
Ответ на « Самая главная проблема, с которой разработчик... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « Такой классификатор общероссийский существует. Проблема только... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
А НСИ в них как бы не самая дорогостоящая и трудоемкая часть.
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Ответ на « Да жизнь показывает, что они могут... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « Считаете, нужно начать BPM-инициативу с выстраивания... »
- аудита НСИ;
- приведения НСИ в порядок;
- выстраивания процесса ведения НСИ.
Если, конечно, это уже не было сделано раньше :-)
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Ответ на « На самом деле создание практически любой... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « Вот про процесс ведения НСИ -... »
- в НСИ имеются объекты большой размерности и сложности (например, классификаторы на несколько тысяч позиций);
- к этим объектам привязаны другие объекты;
- эти объекты используются во многих операциях в разных процессах;
- от корректности этих объектов зависят результаты операций --
необходимо выделять ведение НСИ в отдельный процесс, регламентировать этот процесс и поддерживать соответствующим бэк-офисом. В особенности, если у вас территориально распределенное предприятие.
Обеспечение единства НСИ при децентрализованном ведении -- задача очень не тривиальная.
- в НСИ имеются объекты большой размерности и...
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Ответ на « В случаях, когда: - в НСИ имеются... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « Да я ж не спорю, что... »
Для того, чтобы этого не было, ведение НСИ выделяется в отдельный процесс, который должен быть регламентирован и контролироваться.
Бацюро Дмитрий Сергеевич
CIO
Stockmann Russia, Debenhams Russia
Ответ на « Вот когда НСИ появляются в ходе... »
Так это ж зависит от того, как правильно построить эти определенные процессы. Если правильно построить, то такого не будет. А если не правильно построить, так это любой бизнес-процесс на выходе ерунду выдаст.
Согласен с тем, что функция ведения НСИ может быть централизована, выделена, назначена на отдельных лиц или подразделение, но эта функция может исполняться в ходе совершенно разных бизнес-процессов.
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Ответ на « Считаете, нужно начать BPM-инициативу с выстраивания... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « В любой непонятной ситуации наводи порядок... »
Потому что отсутствие порядка в НСИ потом отзовется очень неприятными последствиями.
Наведение порядка в НСИ, разумеется, никакую ситуацию не разрешит -- само по себе. Остальное делать тоже надо (определять границы бизнес-процесса; проектировать и оптимизировать сам бизнес-процесс; разрабатывать регламенты и инструкции; обучать людей следованию регламентам и инструкциям… часто этого достаточно для повышения эффективности и без автоматизации :-)
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Ответ на « Порядок в НСИ надо наводить в... »
Евтюшкин Александр Васильевич
Н/Д
Ответ на « К.О., перелогиньтесь! ;)... »
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
Ответ на « Если бы я прямо сейчас не... »
Белайчук Анатолий Анатольевич (автор)
Chief Evangelist
Comindware
часть 3