Описание проекта

В ОАО «Башкирская электросетевая компания» работает около 7500 человек, в том числе 3000 пользователей ПК, которые ежедневно обрабатывают около 1500 различных документов, и создают 500 новых: входящую и исходящую корреспонденцию, договора с контрагентами, организационно-распорядительные документы, служебные записки и т.д.
До начала проекта в старой СЭД работало около 300 сотрудников, в основном – руководители и делопроизводители. В управляющей компании и филиалах использовались разные базы данных этой СЭД. Многие сотрудники для работы с документами использовали электронную почту и бумажные носители. Это затрудняло обмен информацией между участниками рабочего процесса.
Компании была необходима единая система электронного документооборота, которая помогла бы улучшить взаимодействие между подразделениями, сократить время на формирование и согласование документов, усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Кроме того, новая система должна была поддерживать возможность интеграции с использующейся в компании ERP-системой на платформе «1С:Предприятие 8».
Выбор был сделан в пользу продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
В ходе проекта были формализованы основные виды электронных документов, а также правила их заполнения и обработки. Настроено разграничение прав доступа к документам в системе в соответствии с функциями и ролями сотрудников. Разработаны механизмы согласования и обработки документов, использующие автоматически настраивающиеся маршруты обработки, в зависимости от вида и содержания конкретных документов.
Единая технологическая платформа программы «1С:Документооборот 8 КОРП» и ERP-систем 1С, использующихся в компании, позволила выполнить бесшовную интеграцию смежных бизнес-процессов. Из ERP-систем 1С в Документооборот сейчас передаются данные, необходимые для оперативного оформления сделок с контрагентами. А из Документооборота в ERP-системы 1С возвращаются данные по согласованным и заключенным сделкам – для дальнейшей обработки и контроля.
В результате проекта была создана централизованная система для формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой работают все офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 3000 рабочих мест в рамках единой информационной базы. Одновременно в системе работает до 1000 активных пользователей.

Работы, выполненные в ходе проекта:
Проект был разделен на несколько ключевых этапов:
1. Пересмотр стандартов ведения документооборота.
До начала проекта большая часть сотрудников холдинга работала с документами только в бумажном виде. Единых для всех стандартов работы с документами не было, поэтому в первую очередь необходимо было создать такие стандарты. На первом этапе были определены виды документов и правила их нумерации, формализованы маршруты согласования и обработки документов, определен порядок работы с бумажными оригиналами и разработаны методики контроля исполнительской дисциплины.
2. Описание бизнес-ролей для работы в системе.
На этом этапе было необходимо определить бизнес-роли (набор полномочий) каждого из 3000 пользователей в будущей системе. Для решения этой задачи были подготовлены и согласованы функциональные матрицы в части ведения документооборота для каждого отдела и сотрудника. Были разработаны и внесены в стандарты документооборота типовые бизнес-роли.
3. Контрольный пример для настройки и адаптации коробочной программы.
Для учёта требований бизнеса при настройке коробочного программы был подготовлен контрольный пример – в типовую программу ввели реальные документы разных видов (договора, дополнительные соглашения, служебные записки, входящие и исходящие письма), настроили бизнес-процессы для согласования и утверждения этих документов, в соответствии с едиными стандартами ведения документооборота холдинга. Результат был продемонстрирован ключевым пользователям для совместного анализа и принятия решения – насколько типовая программа учитывает единые стандарты. По результатам анализа согласовали и выполнили необходимые настройки и доработки программы.
4. Обучение ключевых пользователей.
Индивидуально обучать работе в новой программе каждого из 3000 пользователей – слишком долго и дорого. Учитывая, что многие будут выполнять в программе простые и однотипные действия, их обучение решили сделать самостоятельным. Для этого были разработаны подробные технологические инструкции и записаны видео инструкции. Ключевых пользователей, ответственных за выполнение более сложных и разнообразных задач, обучали индивидуально. Кроме того, их опыт использовали в ходе внедрения.
5. Тестовая эксплуатация на сквозном контрольном примере.
Для того, чтобы не выполнять опытную эксплуатацию новой программы параллельно с работой в старых системах, мы применяем технологию выборочного тестирования на сквозном контрольном примере. В течение одного дня ключевые пользователи вводят в готовую программу тестовый набор данных, собранный ранее для этапа настройки и адаптации. Обнаруженные замечания оперативно устраняются. Буквально за одну-две итерации нам удаётся окончательно настроить и подготовить программу к запуску. Это позволяет отказаться от эксплуатации старых систем одновременно с запуском новой.
6. Опытно-промышленная эксплуатация.
Работа в программе началась в январе 2014 года, сразу после новогодних праздников, для всех 3000 пользователей одновременно. Всем пользователям заранее установили ярлыки для входа в программу, и открыли доступ к инструкциям. Убедились, что каждый может войти в программу, и разрешили всем желающим «попробовать» работу в программе до официального запуска. В день запуска заработала внутренняя линия техподдержки, доступная каждому пользователю по телефону и электронной почте.
7. Сбор обратной связи (проблемы, вопросы) по работе системы.
Важнейший момент при таком масштабном запуске – это качественная техподдержка. Учитывая, что основной вал обращений на линию техподдержки приходится на первый месяц работы, к работе были привлечены не только IT-специалисты компании, но и некоторые ключевые пользователи, обученные заранее. Все обращения регистрировались в специально подготовленной системе, а технические специалисты анализировали их для того, чтобы своевременно выявлять и устранять возникающие ошибки.
Несмотря на то, что в целом программа «1С:Документооборот 8 КОРП» из коробки оказалась способной выдержать нагрузку в 3000 пользователей в единой информационной базе, всё же в ходе проекта возникали проблемы с производительностью некоторых участков. Привлечение специалистов вендора – фирмы 1С, помогло решить проблему без лишних финансовых затрат, причём все необходимые доработки были сделаны вендором на уровне коробочного решения.
Результаты автоматизации:
Документооборот предприятия теперь ведется по единым корпоративным стандартам. Унифицированы процедуры формирования, обработки и согласования документов. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами у пользователя просто нет возможности сделать что-то не по регламенту. Служебная переписка пользователей ведется в электронном виде в системе. Сотрудники могут оперативно писать запросы в территориально-удаленные службы, быстро согласовывать и регистрировать официальные ответы на письма через удаленную канцелярию. Взаимодействие между подразделениями улучшилось.
Систематизированы виды договоров и дополнительных соглашений. Внедрена единая система нумерации договоров холдинга с учетом сложной филиальной структуры. Теперь любой договор вместе с отсканированным оригиналом можно быстро найти в единой базе.
По итогам проведения закупочных процедур в ERP-системе 1С формируется вся информация, необходимая для составления проекта будущего договора. Эта информация передается в систему электронного документооборота автоматически в виде проекта договора, что исключает необходимость дублированного ввода данных.
Унифицированы процессы согласования документов, в т.ч. договоров, приказов, распоряжений, служебных записок. Все участники процесса согласования теперь работают с электронными версиями документов в одной системе. Документ, в зависимости от его параметров, автоматически передается по нужному маршруту согласования, и система сама контролирует выполнение этапов и сроков согласования. При этом всегда можно отследить, на какой стадии согласования и у кого именно на рассмотрении находится документ.
Для всех сотрудников установлены единые нормы времени выполнения тех или иных операций с документами. Отклонения от этих норм оперативно фиксируются в системе. Руководство в онлайн-режиме получает статистику выполнения задач по сотрудникам, может отслеживать сроки и объемы выполненных работ. Это помогло усилить контроль исполнительской дисциплины и своевременного выполнения поручений руководства.
Организовано безопасное хранение и обработка конфиденциальных пунктов поручений и выписок из протоколов совещаний Советов директоров и Комитетов холдинга. Настроено строгое разграничение прав доступа сотрудников к работе с этими данными. Появилась возможность просмотра поручений по отдельным пунктам и получения выписок из протоколов по отдельным пунктам. Это помогло обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных для исполнителей отдельных пунктов поручений. Руководству для того, чтобы вывести отчет о ходе рассмотрения и исполнения поручений по протоколам, достаточно нажатия всего лишь одной кнопки в программе.
В настоящее время планируется дальнейшее развитие системы. В частности, на основании данных о ходе выполнения процессов в «1С:Документооборот 8 КОРП» будет создана система оценки исполнительской дисциплины и эффективности использования рабочего времени специалистов. Это поможет компании более точно и объективно рассчитывать KPI сотрудников, а также использовать данные об эффективности выполнения тех или иных процессов для принятия управленческих решений.

Ценность проекта для бизнеса:
В результате автоматизации были достигнуты важные для бизнеса цели:
1. Упростился контроль за работой сотрудников. Программа сама напоминает сотрудникам об имеющихся задачах. Сводную справку по задачам своих подчиненных может получить любой руководитель на предприятии. Для контроля особо важных задач в департаменте контроля и аудита настроены специальные отчёты. Статистика по выполнению задач персоналом доступна теперь в одном месте. У всех сотрудников для однотипных задач установлены одинаковые нормы времени, с которыми трудно поспорить. Такой подход стимулирует людей вовремя делать свою работу, поэтому исполнительская дисциплина значительно повысилась.
2. Проще управлять эффективностью процессов документооборота. В программу ежемесячно вводится около 10000 новых документов. Выполняется около 100000 задач по обработке этих документов. Все показатели работы с документами фиксируются, и могут быть проанализированы в различных разрезах. Если показатель в конкретном подразделении окажется меньше среднего, значит процессы в нём выполняются неэффективно. Можно расшифровать показатель по видам документов, службам, сотрудникам, и уточнить источник проблемы. В результате анализа, подкреплённого конкретными показателями, легко принять решение – нужно ли оптимизировать процесс, или есть проблема с конкретным исполнителем.
3. Экономия времени сотрудников. Чтобы узнать судьбу отправленного на согласование документа, достаточно просто заглянуть в систему. Детальный статус согласования документа виден всем заинтересованным сотрудникам, а значит отпала необходимость уточняющих телефонных звонков в разные отделы. Ещё в программу заложены автоматические маршруты согласования и обработки договоров и служебных записок. То есть программа, в зависимости от вида документа и его параметров, сама определяет перечень согласующих и порядок согласования, и следит за исполнением процесса. Кроме того, программа автоматизирует создание типовых документов по шаблонам, упрощает процедуры по работе с входящей и исходящей корреспонденцией, и облегчает работу сотрудников десятком других незаметных мелочей.
4. Экономия расходов на систему электронного документооборота. Система электронного документооборота – одна из самых «живых» систем предприятия. Она развивается и изменяется вместе с предприятием, и эти изменения начинаются сразу же после внедрения. Чаще всего приходится изменять детали в стандартах документооборота – регламентах согласования, настройках ролей, правилах доступа, шаблонах документов и пр. При отсутствии единой информационной системы, простейшее изменение в маршрутах согласования договоров приводило к необходимости выпуска соответствующего приказа, его рассылке, и обязательному контролю исполнения. Сегодня же изменение стандартов и регламентов (например, в связи с оптимизацией бизнес-процессов) можно сделать простым изменением настроек программы – для всех служб сразу. Причём эти настройки почти всегда может выполнить собственный IT-специалист. А это экономия не только времени, но и денег.

Уникальность проекта

Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» на 3000 рабочих мест в единой информационной базе – самое масштабное внедрение этой программы в России.
Кроме того, особая проектная технология «сквозного контрольного примера» позволила выполнить запуск системы в работу на всех 3000 рабочих мест одновременно.
Немаловажно и то, что за счёт плотной работы с вендором удалось внедрить практически коробочную конфигурацию, с минимумом уникальных доработок, не связанных с ядром системы. Это позволило сохранить возможность получения коробочных обновлений системы, и сохранить низкую стоимость владения.

География проекта

Республика Башкортостан