Успешый проект: Внедрение комплекса Систем Управления Игpами

Просмотров: 2289
Автор:
Петров Михаил Викторович Рейтинг49150

Петров Михаил Викторович

Директор программ и проектов по технологиям — ПО НТИ (РВК)

Внедрение комплекса Систем Управления Игpами

Цель проекта — автоматизация значительной части ключевых процессов обеспечения Oлимпийских Игp с целью сокращения трудоемкости операций, повышения надежности процесса, снижения количества ошибок обработки данных.

Основные внедренные системы (скорее, правильнее их называть подсистемами единой системы Core Games Management System, т.к. они тесно связаны технологически и процессно):

  • Workforce Management System, включая:
  • Volunteers Portal — набор, отбор и подготовка волонтеров
  • Staff Information System — управление назначением персонала на позиции
  • Uniform Distribution — комплектование и распределение униформы
  • Scheduling — управление графиками рабочих смен для каждой позиции, распределение персонала по сменам
  • Accreditation — регистрация и аккредитация участников Игp
  • Sport Entries & Qualifications — ведение списков, учет и проверка квалификации спортсменов
  • Medical Encounters — учет обращений за медицинской помощью.

Масштаб проекта

Порядка 10ков тыс. человеко-часов.

Количество пользователей:

  • Registered users — порядка 7,5 тыс.
  • Maximum number of concurrent users — порядка 2 тыс.
  • Внешних пользователей (кандидатов в волонтеры) — порядка 200 тыс.

Использовано: прикладное программное обеспечение компании AtоS (производителя указанных систем), системное программное обеспечение Microsoft (а также JBoss и прочих производителей), серверное оборудование Hewlett Packard, сетевое оборудование Cisco и Avaya и т.д.

В основе ПО AtоS лежат методики, разработанные МOК, и бизнес-процессы, примененные на предыдущих Игpах.

Направление работ

Внедрение стандартного программного обеспечения систем и его адаптация (доработка, настройка, тестирование, интеграция с другими системами) к бизнес-процессам и специфике Оpгкомитeта Coчи. Развертывание систем в ЦОД и резервном ЦОД, на рабочих местах (в том числе — удаленных, подключенных в защищенном режиме). Обучение пользователей. Создание структуры поддержки систем — оргструктура, политики и процедуры, тренинги персонала поддержки.

Значимость проекта

Без внедрения указанных систем в современных условиях проведение Oлимпийских Игp становится нереальным. Только несколько цифр. В процессе подготовки Игp должно быть задействовано порядка 20 тыс. волонтеров, для чего в системе Volunteers Portal на данный момент зарегистрировано порядка 200 тыс. кандидатов, с которыми с помощью системы проводится тестирование, отбор, обучение. С помощью системы Accreditation должно быть выдано порядка 100 тыс. карточек аккредитаций (с зонированием доступа, указанием штатной позиции и т.д.), а данные по аккредитованным лицам должны быть переданы в Систему Контроля Доступа на объектах.

Описание проекта

Проект был начат в 2011 году. Внедрение системы шло по определенной методике — сначала пользователи на специальных тренингах знакомились с системами, затем проводился gap-анализ относительно желаемых бизнес-процессов, по результатам разрабатывалась функциональная спецификация на доработки, системы дорабатывались (общий объем доработок — порядка 2,6 тыс. человеко-дней) и настраивались. В феврале 2012 г. была запущена первая очередь — открыт Volunteers Portal и началась регистрация кандидатов в волонтеры (в 2013 г. регистрация закончена, идет отбор и подготовка волонтеров). К осени 2012 г. все системы были готовы на 95% и были протестированы на Тестовых Соревнованиях сезона 2012-13 г.г. В 2013 г. системы введены в промышленную эксплуатацию, идет работа с реальными данными. Последние незначительные доработки в системах будут завершены осенью 2013. Со стороны компании AtоS на площадке Оpгкомитeта внедрением систем занималась команда порядка 10 человек, также были задействованы ресурсы Центра разработки в Барселоне. Со стороны ИТ-подразделений Оpгкомитeта ключевая команда составляла 5 человек, также в каждой функции-заказчике выделен функциональный лидер проекта и эксперты.

Сложность и риски

Основная сложность — отсутствие у команды Оpгкомитeта опыта проведения Игp. Даже имея уже заложенные в системы процессы — нужно было представить, необходимо их менять или нет, и если да — то как, и это было основным вопросом. Например, т.к. волонтерское движение было практически не развито в России, функция Workforce придумала то, что действительно помогло получить почти 200 тыс. кандидатов — открыть по всей России около 30ти волонтерских центров на базе вузов работать с регионами через них. Это привело к кардинальной перестройке процессов по сравнению с предыдущими Оpгкомитeтами — следовательно, к доработке системы и очень большим трудозатратам на проектирование (а иногда — и на перепроектирование) будущих процессов — как в функции, так и в поддержке системы (т.к. в центрах были установлены удаленные рабочие места с защищенным доступом).

Следующая сложность — разница в культуре работы западной компании (AtоS) и российской компании (Оpгкомитeт).

Еще один момент — участие в проекте организаций, формально в проект не вовлеченных (волонтерские центры, ФСБ, производитель системы контроля доступа и т.п.).

Основной риск — сроки, которые нельзя перенести.

Результаты проекта и ценность для компании

Все результаты проекта были достигнуты. Ценность проекта указана в предыдущих разделах — резюмируя, без внедрения таких систем в современных условиях проведение Игp практически невозможно. Проект имеет ценность и для России в целом — в первую очередь, с точки зрения привнесения сюда мирового опыта, который останется в стране вместе со специалистами, прошедшими школу Игp.

Уникальность

Проект уникальный. Таких систем в России в таком масштабе не внедрялось.

Возможность тиражируемости

Да.

Масштабируемость

Да.

Рекомендации по итогам внедрения

В успехе проекта помогло прежде сего SMART-целеполагание, и главное из этого — соблюдение сроков. Это подстегивало всех участников проекта и концентрировало их на результате.

Следующий момент — выстроенная процедура Change Management, когда любое изменение в системе всесторонне оценивалось с точки зрения рисков, бюджета, и только потом реализовывалось.

Третье — умение участников проекта коммуницировать друг с другом и находить компромисс, а также опосредованно влиять на те стороны, которые формально не подчиняются проектному руководству.

Это — ключевые вещи, которые рекомендуется использовать в проектах для их успеха.

География проекта

Москва (размещение ЦОД, Резервного ЦОД, начало внедрения), Coчи (окончание внедрения, пользовательские места системы MED в больницах Coчи, рабочие места всех систем на объектах проведения Игp), регионы России (волонтерские центры), Барселона (Центр разработки компании AtоS), Лозанна (штаб-квартира Международного Oлимпийского Комитета — контроль проекта).

Основные потребители результатов проекта

Соответствующие функции Оpгкомитeта (Workforce, Accreditation, Medical, Sport) — заказчики и пользователи систем, применяют их в своих процессах.

Национальные Oлимпийские Комитеты стран-участников Игp и международные спортивные Федерации — пользователи систем (заполняют необходимые электронные формы, пользуются результатами — карточками аккредитации, отчетами и т.п.).

Персонал Игp (получение карточек аккредитации, униформы с помощью системы).

Силовые ведомства (получение данных по аккредитуемым лицам).

Будущие Оpгкомитeты — многие доработки, сделанные для Оpгкомитeта Coчи, будут использованы Оpгкомитeтами следующих Игp.

Международный Oлимпийский Комитет — снижение рисков неудачи в подготовке Игp (передача опыта через бизнес-процессы, заложенные в системах, а также привлечение проверенного поставщика — партнера МOК, компании AtоS).

Комментарии (19)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь
    Рейтинг230

    Независимый эксперт

    25.09.2013 00:04
    Процедура Change Management как именно была организована?
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    26.09.2013 00:39

    Ответ на « Процедура Change Management как именно была... »

    Есть CR, у него есть инициатор и масса параметров - сроки, стоимость, риски имплементации и т.п. При движении CR по "маршруту" все эти параметры заполняются ответственными. Потом CR рассматривает Change Management Board и принимается решение о запуске или отклонении.
    Вкратце так.
    0
  • Скрыть ветвь

    директор по развитию бизнеса

    iTrend

    30.09.2013 21:03
    Почему нельзя было адаптировать ИС, применявшиеся в предыдущих Олимпийских играх (Ванкувер и тд)? Ведь наверняка уже есть понятные отработанные бизнес-процессы, регламенты, методики, экспертиза, опыт? Зачем с нуля создавать новую систему?
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    01.10.2013 09:30

    Ответ на « Почему нельзя было адаптировать ИС, применявшиеся... »

    Может быть по тексту не совсем четко отражено... в случае с Атосовскими системами так и было. Атос пришел с уже готовыми системами, которые использовались в Ванкувере (Лондон пошел уже по своей "ветке версий"). Именно поэтому я выше указывал, что внедрение шло не по классической методике с обследованием, моделированием бизнес-процессов и т.п., а
    Внедрение системы шло по определенной методике – сначала пользователи на специальных тренингах знакомились с системами, затем проводился gap-анализ относительно желаемых бизнес-процессов, по результатам разрабатывалась функциональная спецификация на доработки, системы дорабатывались (общий объем доработок – порядка 2,6 тыс. человеко-дней) и настраивались.
    Но адаптировать пришлось достаточно много - в первую очередь, в системе подбора волонтеров...
    0
  • Скрыть ветвь

    директор по развитию бизнеса

    iTrend

    01.10.2013 09:52

    Ответ на « Может быть по тексту не совсем... »

    Ага, понятно, спасибо!
    0
  • Скрыть ветвь

    Руководитель проектов

    1. Закрытое акционерное общество Лаборатория новых информационных технологий «ЛАНИТ»

    08.10.2013 19:18
    Михаил Викторович, доброго времени !
    За Вас !
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    08.10.2013 20:06

    Ответ на « Михаил Викторович, доброго времени ! За Вас... »

    Приветствую! Спасибо!!!
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг76150

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    27.11.2013 11:54
    Поставил две пятерки , но не только за уникальность. По моему мнению, этот проект еще и предмет для подражания всем! потому что он НЕ ИМЕЛ права быть затянутым, сорванным, не законченным или недоделанным. Он был ОБЯЗАН закончится в установленный срок с требуемыми результатами. И это достигнуто!
    0
  • Скрыть ветвь

    Старший инженер, аналитик.

    Научно-производственное объединение

    27.11.2013 20:32

    Ответ на « Поставил две пятерки , но не... »

    Восхищён исполнением!
    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    02.12.2013 23:49

    Ответ на « Восхищён исполнением!... »

    Спасибо!
    0
  • Скрыть ветвь

    зав.лаб.

    ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД"

    02.12.2013 21:19
    А во сколько обошелся налогоплательщику Ваш проект с учетом закупки техники, программного обеспечения, разработки, ввода информации?
    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    04.01.2014 09:27

    Ответ на « А во сколько обошелся налогоплательщику Ваш... »

    Налогоплательщику - ни во сколько.
    Стоимость проекта - закрытая информация.
    0
  • Скрыть ветвь

    зав.лаб.

    ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД"

    04.01.2014 09:59
    А кто тогда оплатил олимпиаду? Что-то не слышно про спонсоров олимпиады. Я думаю, они рады были бы, если бы их прорекламировали.
    Все это госбюджет. А бюджет страны - это в основном налоги. И каждый гражданин Российской Федерации должен знать, куда, сколько и как тратятся его налоги.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    04.01.2014 10:20

    Ответ на « А кто тогда оплатил олимпиаду? Что-то... »

    Что-то не слышно про спонсоров олимпиады. Я думаю, они рады были бы, если бы их прорекламировали.

    Рекламируют на каждом шагу. Если Вы включите телевизор, посмотрите на рекламные растяжки на улице или рекламные блоки в газетах соответствующих компаний - вот список, например - то Вы можете в этом убедиться. Сколько конкретно внес каждый из партнеров - гугл (или яндекс) также даст ответ в случае если информация открытая.
    Все это госбюджет.
    Нет. Вы, конечно, можете сказать, что в большой части указанных компаний совладелец - государство со всеми вытекающими... Но, тем не менее, это все-таки деньги/ спонсорские взносы компаний, а не государства.

    PS. Я сейчас говорю, конечно же, про Оргкомитет и организацию Игр, а не про Олимпстрой и строительство объектов.

    каждый гражданин Российской Федерации должен знать, куда, сколько и как тратятся его налоги


    В общем и целом я с Вами согласен. В данном конкретном случае я не могу разглашать финансовые параметры проекта, т.к. есть тома контрактов с соглашениями о конфиденциальности между всеми сторонами. Мне кажется, что обсуждение источников финансирования данного проекта (а равно как и всех остальных, представленных на конкурс) находится за рамками тематики конкурса, да и портала в целом.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг76150

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    04.01.2014 10:19
    На самом деле, спонсоров Олимпиады достаточно много. Если внимательно посмотреть всю открытую информацию лет так за 5,то , собственно, спонсоры эти прослеживаются. Это и Ростелеком,и Мегафон и некоторые другие.
    Другой вопрос, что львиная доля - да,из бюджета. Все цифры не так давно были обнародованы в прессе (читал в "Аргументах и фактах"в конце года). Речь шла примерно о 50 млрд. долларах.
    А уж верить или не верить любой информации о бюджете - личное дело каждого. А уж сколько под это дело ..того...тут у кого какой полет фантазии. Я думаю, что немало.))).

    ИТ-составляющая во всем этом, скорее всего - капля в море. С учетом присутствия спонсоров-исполнителей MOK, В частности, AtoS , который вложил весьма солидную сумму как в разработки и внедрение, так и in cash МОКу.

    Я не думаю, что в части бюджета проект претендует на лидерство в ряду многих других, которые выполняются на наших родных просторах))). Есть и покруче значительно.
    А вот все остальное - бесценно и уникально. И требует развития и продолжения, как самостоятельная ИТ-структура на будущее.
    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    04.01.2014 10:28

    Ответ на « На самом деле, спонсоров Олимпиады достаточно... »

    50 млрд. - это со стоимостью объектов, инфраструктуры (дорог, тоннелей и прочего).
    Бюджет непосредственно Игр в этой сумме - это проценты :) а уж если брать бюджет ИТ в бюджете Игр - то величина получается и вовсе не такая впечатляющая :)

    Я не думаю, что в части бюджета проект претендует на лидерство в ряду многих других, которые выполняются на наших родных просторах))). Есть и покруче значительно.

    это точно!
    0
  • Скрыть ветвь

    зав.лаб.

    ФГБУ "ВНИИГМИ-МЦД"

    04.01.2014 11:02
    Спасибо за информацию!
    Стоимость ИТ-проектов всех ведомств известна. C-News ежегодно публикует наиболее впечатляющие суммы. Поэтому желание сравнить вполне закономерное.
    Кроме того, не безынтересна совокупная стоимость владения (стоимость закупленных продуктов, стоимость подготовительных работ по настройке системы, стоимость эксплуатации), характеристики надежности системы, за счет каких решений будет обеспечена высокая надежность работы системы в период проведения Олимпиады.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг49150

    Директор программ и проектов по технологиям

    ПО НТИ (РВК)

    04.01.2014 11:33

    Ответ на « Спасибо за информацию! Стоимость ИТ-проектов всех... »

    желание сравнить вполне закономерное
    увы, не могу ничего добавить к сказанному выше про конфиденциальность. То же самое относится и к не безынтересна совокупная стоимость владения.
    характеристики надежности системы
    какие характеристики надежности интересуют?
    за счет каких решений будет обеспечена высокая надежность работы системы
    в первую очередь - это резервирование системы в резервном ЦОДе, резервирование каналов, внедрение процедур обеспечения катастрофоустойчивости, тренинги персонала
    кстати, вот интересная ссылка для Вас - яндекс найдет все :)
    только надо принять во внимание, что указанные там суммы намного превышают бюджет данного проекта и в целом имеют к нему весьма опосредованное отношение :)

    (Исправлено 04.01.2014 11:33, Петров Михаил Викторович)

    0
  • Скрыть ветвь

    Координатор

    ECM-Journal

    27.03.2014 10:16
    Михаил Викторович, отправила вам вопросы по поводу проекта на е-mail. Будем рады получить интервью.
    0

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.