Мессенджеры наступают. Как не превратиться в олдскульных ретроградов?

Просмотров: 4185
Автор:
Макаров Станислав Борисович

Макаров Станислав Борисович

Независимый эксперт

Наверное, у вас тоже так бывает: общаетесь с человеком в мессенджере, а когда нужно передать файл, то делаете это через почту. Но почему? Когда собеседник в мессенджере вдруг просит мой e-mail, меня это ставит в недоумение – файл вполне можно отправить в том же Skype, Facebook, Telegram – где бы вы ни вели разговор. На мой взгляд, почта в этом сценарии совершенно избыточна. Я задал этот вопрос на своей странице в Фейсбук, и разгорелся настоящий холивар.

Почему такое внимание именно файлам?

У меня нет ответа на этот вопрос. Информация она и есть информация, будь она упакована в файл или написана в теле сообщения. В чем разница? Но нет же — переписываться в мессенджерах можно, а файлы пересылать — только почтой. Технически абсолютно никакой разницы нет.

Могу дать только такое объяснение: файл воспринимается как документ, почти официальный, поэтому к нему такое почтение. Одно дело перекинуться парой фраз, это можно в мессенджере, но отправка файла — это уже другой уровень отношений, почти как знакомство с родителями невесты. Точно так же бумажное письмо с должным почтением несут регистрировать в канцелярию, ставят на него штамп и присваивают номер. Вот она, магия документооборота! 

Электронная почта как Records Management

Резюмируя эту часть дискуссии, можно сказать, что значительная часть аргументов в защиту электронной почты сводится к тому, что почта обеспечивает надежное документирование и безотказность (в юридическом смысле). То есть, случись потом какой спор, мы тут же достанем письмецо из ящика — вот дата, подпись, отметка о доставке и прочтении. Некоторые так и говорят: e-mail — это как заказное письмо с уведомлением.

То есть люди передоверяют почтовым системам функции records management – управления записями, полагая таким образом, что почта выполняет роль канцелярии – регистрирует входящие и исходящие документы. При этом они априори уверены, что мессенджер этого делать не может.

Разумеется, почте до полноценной RM-системы далеко, но функцию регистрации сообщений она действительно выполняет, и главное – что это понимают абсолютно все корреспонденты. Но ведь и мессенджеры с точки зрения документирования дают ровно те же возможности. Сообщения с прикрепленными файлами точно так же сохраняются и бесследно удалить их нельзя — разве что из своего ящика, у вашего визави останется копия. Если это ваш общий чат с клиентом, то точно так же «все ходы записаны».

Таксономия — в почте есть, а в мессенджере нет

Вторая группа аргументов в защиту почты сводится к тому, что там проще искать. Теоретически — да. В своем почтовом ящике вы можете насоздавать кучу папок любого уровня вложенности и придумать правила, по которым письма будут по ним раскладываться. Иначе говоря, в почтовом клиенте вы можете построить собственную таксономию.

В мессенджере такого сделать нельзя, согласен. По крайней мере, я не знаю способа, как создать какую-то структуру чатов, и, когда их становится изрядно много, работать с плоским списком реально неудобно. Единственный способ – тренировать память. Но давайте посмотрим правде в глаза: разве эта фича в почте реально работает? Я много раз видел у людей очень сложные структуры папок. Но при этом основная масса писем все равно лежала в инбоксе, и все равно они испытывали проблемы, когда что-то нужно было найти. 

Взгляд со стороны организации коллективной работы

Здесь мессенджеры (по моему субъективному мнению) однозначно берут реванш. Более высокую их оперативность по сравнению с почтой вообще никто не оспаривает. Причем дело вовсе не в скорости доставки сообщений или писем — она одинаковая; здесь все решает UX. Можно и в почте перекидываться простыми фразами: «Ты придешь завтра?» — «Да.» — «Во сколько?» — «В пять» — «Договорились!» Но при этом вы каждый раз будете видеть: To, CC, From, Subject, да еще подпись «С уважением, такой-то-такой-то». Напрягает, и это понятно. 

Telegram явно выделяется среди всех прочих средств обмена мгновенными сообщениям. В принципе, это полноценная среда коллективной работы. Вот только одна фишка, которая сразу дает Telegram сто очков вперед по сравнению с почтой: если вам нужно добавить человека в проект, то вы просто включаете его в чат по этому проекту, и он видит всю историю вопроса, в том числе и все отправленные файлы. Проделать такой фокус, если вы ведете работу в почте, будет труднее — придется поднять все письма поднять и престать их ему. И пусть он попробует понять, что происходило параллельно в разных нитках.

Как не упасть за борт парохода современности

Люди безапелляционно заявляют, что для работы — только почта, а мессенджеры — для несерьезных дел. Точь-в-точь, как мой давний разговор с зампредом банка — бумажные документы для работы, а e-mail — ерунда. Не кажется ли вам, что история повторяется? Мы привыкаем к знакомым вещам, и становится лень чего-то менять. Пусть молодежь общается в своих Telegram, Slack, Kakao, WeChat, Facebook’ах и где угодно. А мы по-старинке, через почту. Так нам понятнее, а потому надежнее и вообще лучше. А так ли оно на самом деле?

Комментарии (20)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь
    Рейтинг72590

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    12.09.2017 08:34
    Да нет тут никакой проблемы. Как и темы для дискуссии. И тот и другой способ отправки файлов имеет право на существование, кто к чему привык. Почтой пользоваться удобнее, привычнее. Более того - файл файлу рознь. Файл с анекдотами можно и в почте переслать, а вот файл с важной информацией (например, в exel) открывать и читать удобнее с почты на компьютере или ноутбуке. Хотя, из мессенджера можно теоретически загрузить через облако на ПК. но это лишние действия. Потому и пользуются , в основном, почтой для пересылки сравнительно больших объемов данных.

    Насчет сравнения документа бумажного и "почтового" - неудачный пример. Рискну предположить, что у бумажного документа есть одно неоспоримое преимущество - его нельзя видоизменить несанкционированно. А файл в почте - очень даже можно, вскрыв на сервере вашу почту, и вбросив туда все, что необходимо. Или подменить переписку. И вы никогда не докажете, что такой факт был ( или не был).

    Думаю, что все по своим местам расставит время.
    1
  • Скрыть ветвь

    Независимый эксперт

    14.09.2017 11:43

    Ответ на « Да нет тут никакой проблемы. Как... »

    Ой, а то документы задним числом в канцелярии никто не регистрировал!
    Файл Excel точно также откроется из дестоп-клиента Телеграм или из браузера в ФБ-мессенджере. Технически нет никакой разницы. Все дело в людях - почему-то по-разному относятся к почте и мессенджеру

    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг72590

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    14.09.2017 13:58

    Ответ на « Ой, а то документы задним числом... »

    Речь идет не о регистрации задним числом, а о возможности физического видоизменения сути документа в почте при вскрытии. Разница очевидна.

    Да, по разному относятся к почте, и к мессенджеру. И что тут такого, что требует дискуссии? Одному нравится каша с маслом, другому - с молоком. Один ездит на мерседесе, другой на БМВ и т.п. И в чем сильная разница? Кто к чему привык.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1430

    Занят в проекте. Возможно надолго.

    13.09.2017 13:37
    Как раз у электронной почты есть такая особенность - отправляя почтовое сообщение мы указываем только тех получателей, кому можно и необходимо это письмо. В мессенджерах такая функциональность приводит к необходимости создания нескольких цепочек/чатов. Через некоторое время мы видим несколько десятков топиков и вынуждены ориентироваться в них с помощью своей памяти )) Почтовые клиенты с разбросом писем по папкам/разделам все таки удобнее.
    Если уж речь зашла о том как и куда идти, думаю что системы документооборота для организаций с интеграцией мобильных клиентов/месенджеров имеют смысл больший чем отдельные почтовые системы и месенджеры, в отличии от приватного использования оных.
    Время оно такое, все расставит - согласен )

    0
  • Скрыть ветвь

    Независимый эксперт

    14.09.2017 11:46

    Ответ на « Как раз у электронной почты есть... »

    Да, но почему когда все уже обсудили с человеком и никого не планируем подключать к дискуссии, некоторые все равно просят прислать файл по почте? Вот же мы уже разговариваем, один клик и файл отправлен. Зачем мне переключаться в e-mail?
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1430

    Занят в проекте. Возможно надолго.

    14.09.2017 12:56

    Ответ на « Да, но почему когда все уже... »

    Доброго дня Станислав!

    Видимо потому, что инерция привычек выше осознания возможностей )
    Скажу про себя. Не то, чтобы я был против получить файл в месенджер, но мне удобнее с ним работать на ПК или ноутбуке. На планшете или смартфоне только просмотр. И месенджер не является разрешенным средством коммуникации в процессе документооборота компании например.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг2230

    Директор департамента инновационных технологий

    ЗАО "Орматек"

    19.09.2017 16:59

    Ответ на « Доброго дня Станислав!Видимо потому, что инерция... »

    Вы так говорите, будто Telegram/Whatsapp не существует на ПК или ноутбуке.
    Более того, Telegram в этом плане работает просто восхитительно! Написали мне в "телегу" - я прочитал сообщение на смартфоне пока шёл по лестнице с одного этажа на другой и если надо что-то ответил. Дошёл до ПК - открыл "телегу" на ПК, скачал файл и посмотрел.
    Поиск в "телеге" не уступает поиску в почтовом клиенте. История переписки есть в клиенте на любом устройстве.
    У меня все сотрудники ИТ-департамента есть в Telegram, есть несколько групп по направлениям, где все сотрудники объединены. Всё работает прекрасно безо всякой электронной почты.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1430

    Занят в проекте. Возможно надолго.

    19.09.2017 17:43

    Ответ на « Вы так говорите, будто Telegram/Whatsapp не... »

    Здравствуйте Евгений!

    Спасибо за то, что пытаетесь дать озвучку моему тексту. Мне кажется все таки, что вы подставляете свое видение под мои слова. Я ни слова не говорил о том, что есть на различных платформах, а чего нет. В моих словах только ответ автору статьи и мнение о том, что универсальность почтовых протоколов позволяют мне на любой ОС и с любым почтовым клиентом получить файл прикрепленный к письму. Что касается месенджеров, то вы привели уже 2 примера клиентов, еще можно набрать 2-3 популярных примера. То есть, чтобы общаться и получать сообщения приходится устанавливать не одно приложение а несколько и помнить с кем и каким образом мы общаемся. Не во всех компаниях внешний коммерческий продукт является обязательным и единственным вариантом для коммуникаций. Не буду развивать мысль далее. Если у вас удобство работы и схема взаимодействия отлажены, то это просто превосходно и здорово. Тут коллега недавно подбросил тему, чтобы ограничить каналы утечки информации (как раз чтобы не синхронизировались специфические данные на различных устройствах) пришлось в рамках компании серьезно прорабатывать ограничения на использование месенджеров. У кого как.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг2230

    Директор департамента инновационных технологий

    ЗАО "Орматек"

    20.09.2017 09:37

    Ответ на « Здравствуйте Евгений! Спасибо за то, что... »

    "То есть, чтобы общаться и получать сообщения приходится устанавливать не одно приложение а несколько и помнить с кем и каким образом мы общаемся."
    А при общении с помощью почты надо помнить или записывать почтовые адреса. А ещё бывает у одного человека несколько адресов и надо вспоминать на какой писать.
    С - стандартизация. И не надо устанавливать кучи мессенджеров.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг5090

    Старший-инженер

    Научно-производственное объединение

    13.09.2017 13:57
    Бумага-епочта-мессенджеры. Очень много зависит от цели. "Бумага все стерпит" теперь звучит по другому, она, прав Виктор, не изменяема. Если у меня есть юридическая ответственность, то я буду требовать бумагу.
    В епочте организован хороший поиск.
    Мы сейчас всю разработку высоконагруженного продукта делаем общаясь через мессенджеры и это очень удобно: согласовал, сделал и забыл. Зачем там токсономия. Но с заказчиком - через епочту. Если нужен официальный ответ, то на бумаге.

    "Все по своим местам уже расставлено.
    И ремарка: на госслужбе чужие сервера и мессенджеры запрещены.
    0
  • Скрыть ветвь

    Независимый эксперт

    14.09.2017 11:48

    Ответ на « Бумага-епочта-мессенджеры. Очень много зависит от цели.... »

    то-то я гляжу, что вся рабочая - действительно рабочая, по делу - переписка с госзаказчиками идет через gmail. ))

    а формально, акт послать -- да, на официальную почту.

    "Вам шашечки или ехать?" (с)
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг5090

    Старший-инженер

    Научно-производственное объединение

    14.09.2017 13:18

    Ответ на « то-то я гляжу, что вся рабочая... »

    gmail - это нарушение. Можете смело использовать это в конкурентной борьбе. )))
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг7090

    Преподаватель

    Магистратура НИТУ МИСиС

    13.09.2017 17:16
    Согласна с коллегами, нет тут никакой проблемы. Какова система управления, каковы требования, так и надо поступать в каждой конкретной среде. Особенно это касается требований по информационной безопасности и законодательных. Не нравится - предлагайте обоснованное изменение: мы себе не враги, поправим. Вот в чем я проблему вижу, так это в знании русского языка. Очень симпатично звучит, "олдскульные", не правда ли? К "ретроградам", правда, уже привыкли.:-)
    2
  • Скрыть ветвь

    Независимый эксперт

    14.09.2017 11:52

    Ответ на « Согласна с коллегами, нет тут никакой... »

    Если бы я написал "старомодные", это звучало бы по-другому.
    Как правильно не всегда адекватно передает эмоциональные контексты.
    Маяковский тоже придумывал новые слова.))
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг7090

    Преподаватель

    Магистратура НИТУ МИСиС

    14.09.2017 12:00

    Ответ на « Если бы я написал "старомодные", это... »

    Ну написали бы "консерваторы" :-) А так получилась тавтология, или нет? Сравнение с Маяковским тоже бодрит :-)
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг5090

    Старший-инженер

    Научно-производственное объединение

    14.09.2017 13:38

    Ответ на « Согласна с коллегами, нет тут никакой... »

    Спасибо, Татьяна Георгиевна! Вы, как всегда, в точку!
    Я, пожалуй, теперь буду все наше поколение обозначать, как олдскульное поколение.

    Я и правда не вижу проблем в существовании многих средств коммуникаций. Хуже, когда они навязываются некой корпоративной "культурой". Мессенджеры очень часто мешают работать: туда сыплется все: рабочие разговоры, новости от товарищей, сообщения в какой-то группе, в которую тебя без ведома включили. Плюс к этому, многочисленные "Христос воскресе" и "С днем настоящего мужика". Епочта, все-таки, более упорядочена и лучше настроена на борьбу со спамом. Плюс я лет 20 несколько своих ящиков использую исключительно для архива, там материал конца 90-х.

    Такой вот очень олдскульный опыт.
    Кстати, почти анекдот, который произошёл на днях с моим коллегой, ньюскульным. Пришла к нему дама 53 лет на собеседование в программисты. Коллеге -24. Дама на Си творит чудеса, php знает назубок. Запросы немыслимой сложности пишет, чуток задумавшись. Променяла личную жизнь на компьютеры.

    Коллега искал специалиста на Ангуляр, есть такой фреймворк для линкуса. Он не взял её и прокомментировал так: я думал, что она во всех фреймверках за столько-то лет стала просто монстром, а она ангуляр не знает. Ответил ему: она бы тебе сама все виджеты написала, которые ты уже три месяца подключить через свой ангуляр не можешь,
    Так что, уважаемая Татьяна Герогиевна, между ретроградом и олдскульным есть большая разница! )))
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг7090

    Преподаватель

    Магистратура НИТУ МИСиС

    14.09.2017 14:16
    Анатолий Михайлович,
    А уж олдскульного ретрограда даже и не знаю с чем или с кем сравнить. Число сочетаний растет :-) Как говорит мудрая наука под названием "управление" по олдскульному или "менеджмент" по ньюскульному, всему свое время и место. Если у руководителя голова работает правильно, то и процент ошибок ниже. Управление - это нам не программирование, нету там ограниченного числа команд, ну как бы ни хотелось в нью - скуле выдать на-гора обязательное использование одних и тех же лучших практик в каждой среде. Не работает. Лично мне без разницы, олд - оно- скульное или нью. Я вот и там, и там побывала. И образование у меня и олд и нью. И чего, как говорит Задорнов? А ничего...
    Единственное, я бы встала на защиту корпоративной культуры. Это ни что иное, как стандарт предприятия по олдскульному. Бывает полезно. Да и для внутреннего аудита без этого нельзя...
    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг230

    Заместитель ИТ - директора

    АО "Банк Русский Стандарт"

    18.09.2017 16:13
    Все дело в клиентах (почтовых/мессенджерах) и устройствах на которых они работают.
    На десктопе удобнее работать с почтовым клиентом - большой грид, видно много полей: тема, дата, от кого письмо и т.д.
    На устройствах с небольшим формфактором удобнее работать в Telegram/Watsapp, но при условии выполнения некоторых элементарных правил:
    - Группировать темы обсуждений по разным группам, в конце названия можно добавлять краткий формат даты открытия)
    - Кол-во сообщений в группе должно быть конечным (500 - 1000шт.), чтобы не заблудиться.
    - Настроить push-уведомления для каждой группы, чтобы не отвлекаться по пустякам и наоборот.
    - Ну и наконец, быть кратким и не обременять коллег чтением лишней информации.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1070

    Директор проектов

    ГК Luxms BI

    11.10.2017 17:56

    Ответ на « Все дело в клиентах (почтовых/мессенджерах) и... »

    "Все дело в клиентах (почтовых/мессенджерах) и устройствах на которых они работают.
    На десктопе удобнее работать с почтовым клиентом - большой грид, видно много полей: тема, дата, от кого письмо и т.д."

    Совершенно верно, нет повода для дискуссии и как уже сказали выше даже олдскульные ретрограды, если только они уж совсем мхом не поросли, будут рогом упираться в эл. почту, а их оппоненты огульно хаять эту самую почту!
    Для каждой работы есть свой метод, алгоритм и средства - пользуем то, что в данный момент удобно и эффективно для текущего проекта; в другом проекте будем использовать что-то иное или то, что уже себя хорошо зарекомендовало.
    Так что каждый/каждая команда (контора) выбирает то что лучше и эффективнее в данном конкретном случае.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг90

    Руководитель IT-проектов

    КЗ Ростсельмаш

    17.10.2017 14:25
    RSM – Лидер в разработке IT-решений для бизнеса!
    Беспилотный автомобиль?
    Уже совершенно ясно, что данные технологии не за горами!
    Через 10 лет не нужны будут водительские права.
    Компания Ростсельмаш, динамика развития которой подтверждена рейтингами РА «Эксперт» (https://expert.ru/ratings/rejting-krupnejshih-kompanij-rossii-2016-po-ob_emu-realizatsii-produktsii/) , журналом Forbes http://www.forbes.ru/rating/350675-200-krupneyshih-rossiyskih-kompaniy-2017, уже сегодня решает аналогичные задачи в своем бизнесе.
    Без современных электронных систем такие сложные продукты как трактор, комбайн, посевной комплекс, опрыскиватель уже не могут приносить максимальную прибыль клиенту-фермеру.
    А за уникальные сетевые решения, за автоматизированные системы управления бизнесом Потребитель готов платить еще больше и вести максимально плотное сотрудничество с компаниями, которые предлагают такие Продукты. Так как, в конечном итоге, они позволяют максимизировать его собственную прибыль.
    Компания Ростсельмаш уже сегодня имеет собственное Конструкторское бюро управляющих систем и планирует увеличить его численность вдвое, в том числе в связи с тем, что стартует новый цикл разработок, цель которого создать свой собственный продукт, который свяжет поставляемую Компанией технику, особенности земли клиента, используемые им технологии и его бухгалтерию воедино!
    Ростсельмаш видит будущее компании в максимальном использовании ИТ – технологий и создании целого пула инновационных ИТ- продуктов для бизнеса своих клиентов, в связи с этим, Мы формируем мощные проектные команды в рамках Кб управляющих систем, для развития цифрового будущего Компании.
    Приглашаем:
    ·Руководителей сложных IT- проектов с опытом проектирования архитектуры ПО в сфере B2B, IoT.
    ·Веб-программистов – верстальщиков: Кросс-браузерная и кросс-платформенная верстка и тестирование.
    ·Веб-программистов – тестировщиков ПО: Разработка программ методик испытаний ПО, регрессионное тестирование, кросс-браузерная и кросс-платформенная тестирование.
    ·Веб-программистов мобильной версии веб-приложений.
    ·Программистов ПО: Разработка программного обеспечения для бортовой системы управления сельскохозяйственной техники.
    Предлагаем:
    ·Сложные и интересные задачи.
    ·Долгосрочный проект.
    ·Перспективы карьерного и профессионального роста.
    ·График работы и заработная плата обсуждаются индивидуально с каждым кандидатом.

    -1

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.