Как выбрать ERP-систему

Просмотров: 472
Автор:
Зайцев Николай Викторович

Зайцев Николай Викторович

советник по ИТ — Алькор и Ко (розничная сеть Л'Этуаль)

При выборе ERP-системы Заказчик часто обращается к консультантам. Они производят обследование объектов автоматизации, изучают его бизнес-процессы и в итоге формулируют рекомендации. Как понять, что рекомендации основаны на понимании его бизнеса и на успешном опыте выполнения аналогичных проектов? Как проверить, что приведенные оценки стоимости и сроков работ вполне адекватны, что внедренная система поможет компании развивать бизнес?

Вот один из негативных примеров из моей практики. Для Заказчика было произведено масштабное и дорогостоящее обследование его бизнеса. Предполагалось внедрение промышленной платформы с уходом от самописной системы. При этом бизнес-целью было объявлено создание уникальной ERP системы, хотя компания Заказчика по своим процессам в принципе мало чем отличалась от конкурентов. К особенностям предложенного подхода можно отнести то, что были детально зафиксированы все запросы пользователей, причем без их критического анализа. На основе описанных таким образом бизнес-процессов были сформулированы требования к самой системе, реализация значительной части которых вела к переделке ядра. При этом потенциальный партнер не счел необходимым предупредить о том, насколько возрастет стоимость владения такой системой.

Трудности выбора

Есть Заказчики, которые пытаются поймать консультантов на каких-то только им видимых несоответствиях, надеясь тем самым оказать давление, чтобы снизить стоимость работ. Другие привлекают сторонних независимых консультантов (а некоторые из них готовы наводить любую критику на работу своих коллег, даже не сделав попытки вникнуть в проект). По сути, получаются двойные затраты, а уверенности тем не менее не прибавляется. Некоторые обращаются в дорогие консалтинговые компании, но и в этом случае гарантировать качество рекомендаций зачастую невозможно, поскольку у выделенной команды может оказаться мало опыта или просто недостаточно компетенций для сложного проекта.

Есть несколько простых приемов (знаю на своем  опыте), применение которых поможет разобраться в особенностях проекта, сократить риски и получить хороший результат. На первый взгляд, они могут показаться банальными или нереализуемыми, но это только на первый взгляд.

Постановка задачи. В основе всего должен быть документ с описанием постановки задачи, а в нем подробное определение тех функциональных областей, в которых должна быть внедрена система. Также следует конкретно отразить, в чем затруднения сейчас, и что даст бизнесу устранение этих проблем, что будет достигнуто после внедрения ERP. И все зафиксировать в документе, чтобы в дальнейшем исключить возможность разночтения.

Обследование объектов автоматизации и описание бизнес-процессов. Помимо общих соображений, важно проявить критичное отношение к сформулированным требованиям от ключевых пользователей. Зачастую люди увлекаются и начинают придумывать то, чего на самом деле нет. Другая крайность — попытка буквального воспроизведения в ERP всех существующих процедур в рамках действующих бизнес-процессов. 

Конкурс. Наиболее эффективной формой работы с консультантами и внедренцами является конкурс. В виде хорошего бонуса Заказчик в процессе рассмотрения предлагаемых решений незаметно для себя получит массу полезных знаний. Даже если внедрение ERP планируется собственными силами, полезно потратить некоторое время на изучение разных точек зрения на методику и содержание работ, на достоинства и недостатки предлагаемых решений. В рамках конкурса выполняется формирование тендерного задания, проведение тендера и, как результат,  подготовка контракта и/или формирование ТЗ.

Прототип. Если хочется выполнить проект дешево, быстро и с минимальными рисками, ищите прототип. Основной подход  поиск готового решения, на 80% соответствующего функциональным требованиям. При таком подходе очень полезной окажется техническая постановка задачи. 

Успех такого подхода иллюстрирует следующий кейс. При обосновании выбора и внедрении ERP системы в крупной розничной компании двум ведущим интеграторам было предложено в течение двух недель произвести экспресс-обследование объекта и предложить свое отраслевое решение, максимально покрывающее необходимый функционал. Один из интеграторов спустя две недели предложил решение на основе своего опыта внедрения подобных систем в рознице. Несмотря на то, что предложенное решение было изначально ориентировано на совершенно иной сегмент ритейла, технологическая составляющая решения во многом вполне подходила для Заказчика. Это и позволило быстро доработать само решение под специфику Заказчика и внедрить его в сжатые сроки (в общей сложности 4 месяца). В итоге компания Заказчика существенно сэкономила на внедрении ERP системы и смогла быстро воспользоваться своими конкурентными преимуществами.

Внутренняя команда. Если такой команды нет, то все усилия руководства Заказчика будут сведены к нулю, потому что именно команде предстоит воплотить в жизнь решения, принятые в процессе обоснования выбора подходящей платформы.

Партнер. Партнер должен предоставить возможность проведения референс-визитов на объекты, на которых им были выполнены аналогичные проекты, продемонстрировать успешные кейсы, представить компетентную команду, имеющую реальный успешный опыт работы в аналогичных проектах, продемонстрировать владение технологией ведения масштабных проектов. В частности, предоставить адекватный расчет возврата инвестиций, стоимости владения на горизонте, как минимум 5 лет, а также обосновать требования к оборудованию, на котором будет работать ERP (серверы, коммуникации, архитектура, безопасность, СХД).

На что следует обратить особое внимание:

  • Возможность масштабирования системы при изменении масштабов и требований бизнеса
  • Простота миграции на новые версии платформы
  • Наличие достаточного количества и квалификации консультантов и разработчиков
  • Стоимость владения системой, включая лицензии на ПО, стоимость инфраструктуры, стоимость поддержки и развития
  • Возможность «сворачивания» и агрегирования исторических данных без потери аналитики
  • Возможность последовательного поэтапного внедрения отдельных модулей.
  • Возможность интеграции с ИС партнеров и поставщиков. Электронный документооборот.
  • Потенциальная возможность выхода на IPO. В этом случае важно работать с системой, которая обеспечивает аудиторский след.
  • Не стоит обольщаться тем, что сейчас количество SKU небольшое, количество складов и юрлиц тоже небольшое, логистическая цепочка простая и т.д. Как правило, уровень сложности подобного проекта обусловлен особенностями и деталями бизнес-процессов, как основных, так и вспомогательных. При успешном внедрении ERP бизнес начинает развиваться активнее, что существенно увеличивает нагрузку на систему. 

Безусловные критерии выбора платформы и партнера для внедрения:

  1. соответствие функционала внедряемой ERP системы требованиям, сформулированным бизнесом
  2. гарантированный запуск ERP в промышленную эксплуатацию в установленный срок
  3. обеспечение поддержки и развития ERP системы в процессе ее эксплуатации
  4. выполнение всех работ по внедрению ERP системы в рамках обозначенного бюджета
  5. наличие у партнера достаточного опыта и ресурсов для успешного выполнения проекта.

Особые условия и требования:

В процессе проведения презентаций необходимо требовать от потенциального партнера указания как сильных, так и слабых сторон предлагаемой платформы. Необходимо также, чтобы он давал хотя бы краткий обзор конкурентных платформ.

При формировании плана-графика проекта необходимо предусмотреть этапность с приемкой работ на каждом отдельном этапе. В конце каждого этапа должен быть получен конкретный результат, например, в виде работающей отдельной функции. На каждом этапе должны быть определены свои критерии успешности/не успешности, санкции и порядок оплаты. Оплата на заключительном этапе должна составлять не менее 50% от суммы контракта.

Бизнес-цели должны быть ясными и конкретными, поддающимися оцифровке и контролю на всех этапах проекта.

В заключение хочу пожелать удачи и успешного завершения проекта по выбору и внедрению ERP.

Комментарии (4)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь
    Рейтинг74070

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    08.10.2018 11:47
    Наиболее эффективной формой работы с консультантами и внедренцами является конкурс. В виде хорошего бонуса Заказчик в процессе рассмотрения предлагаемых решений незаметно для себя получит массу полезных знаний.

    Есть большие сомнения относительно этого тезиса. Вернее, насчет первой его части. С "хорошим бонусом" трудно спорить. в принципе, так оно и есть.Но вот что конкурс это наиболее эффективная форма работы при внедрении ERP - не соглашусь. Форма, конечно, во многих случаях и для многих клиентов - обязательная. Но не самая выигрышная. И ее надо стараться имхо завуалировано избегать.
    Многое зависит от необходимой функциональности ERP, подготовленности предприятия заказчика, наличия "нюансов" (читай - возможной кастомизации ). И еще от кучи факторов, все их тут не описать.
    Выбор ERP - это не поставка "железа" или чего другого. Где есть один четкий критерий - цена. Ну может еще пара-тройка других. Все требования к исполнителю порой описать очень трудно в формальной схеме. Для электронной площадки. ТЗ на ERP - это вообще песня отдельная, его подготовить целиком и полностью , на мой взгляд, практически невозможно. Что-то да всплывет в ходе внедрения. И начнутся "терки" типа "вы нас не так поняли", " а вы нам не так написали". Проходили уже. Итог известен.
    Рискну на такое сравнение - выводить на слепой конкурс выбор поставщика ERP-решения это все равно что решить жениться(выйти замуж), подготовиться, а вторую половинку выбирать сразу в ЗАГСе, из числа претендентов. :). Результат может быть сильно схожим.
    Посему, выбор надо делать заранее, путем долгих и длительных переговоров с разными компаниями-внедренцами. Путем изучения их опыта и выполненных проектов. Знакомиться близко с их основными исполнителями. Тут очень много чего надо еще сделать.
    Вывожу за скобки еще и процесс выбора самой ERP( платформы) - это отдельный трудный путь.
    2
  • Скрыть ветвь

    советник по ИТ

    Алькор и Ко (розничная сеть Л'Этуаль)

    08.10.2018 20:13

    Ответ на « Наиболее эффективной формой работы с консультантами... »

    Проведение конкурса - совсем не обязательно должно быть слепым процессом. Для успешного конкурса нужна тщательная предварительная подготовка. И без переговоров с потенциальными партнерами хорошего конкурса не получится. И вот как раз в конкурсных условиях можно получить такую ценную информацию, которую в противном случае никогда не узнаете.
    Что касается ТЗ, то, конечно, вообще все описать невозможно, если речь идет о сложных системах. Однако есть принципиальные положения и параметры, без фиксации которых проект превращается в профанацию (или лотерею).
    1
  • Скрыть ветвь

    заместитель генерального директора по автоматизации бизнес-процессов

    КОРУС Консалтинг

    15.10.2018 10:11
    Хорошо проработанная статья, видно реальный опыт автора. При этом хотелось бы немного дополнить / покритиковать из своего опыта. Но в любом случае универсального подхода нет, всегда нужно смотреть на конкретную ситуацию.
    1. Про постановку задачи - очень поддерживаю. При этом хочу явно подчеркнуть, чем больше эта постановка написана лицами действительно принимающими решения - тем больше шансов на успех.
    2. В команду со стороны заказчика должен входить Архитектор. Именно с большой буквы и совсем не про техническую сторону речь. Человек, который понимает глубоко бизнес-процессы компании, текущие проблемы и целевую систему. Человек, который поможет бизнес-заказчику сформулировать требования, проконтролировать заказчика и вывести систему на поддержку и развитие.
    3. Если честно, ни разу не встречал реально просчитанных ROI на сколько-то крупный ИТ проект. В большинстве случаев внедрение намного больше меняет бизнес-процессы и регламенты, чем непосредственно кнопочки и формы системы. И просчитать реальный экономический эффект, учитывая все факторы, очень сложно. Можно диссертацию написать. А на коленке в ходе тендера - это, скорее, для успокоения акционеров.
    4. Критерий "простота миграции на новые версии", по-моему, важен только для массовых продуктов, когда быстро исправляются ошибки, добавляется общая для рынка функциональность и т.п. При внедрении интегрированных систем в среднем/крупном бизнесе часто такое требуют, но из моего опыта "простой" переход на новую версию действительно имел место быть в 1 случае из 20. Но, повторюсь, зависит от класса системы.
    5. Критерий жесткого срока и бюджета - это хороший критерий "на входе" в тендер или договор. При этом всегда нужно иметь резерв по бюджету (даже если это секрет от партнера) и план Б по сроку. Часто наблюдал, как совместная команда проекта из треугольника Качество, Срок, Бюджет вычеркивает Качество ради запуска в срок, а потом месяцами, а то и годами доводит систему до ума. Всё-таки проектное управление тем и отличается от процессного, что очень высокая степень неопределенности, нужно гибко и трезво смотреть и на Качество, и на Срок, и на Бюджет.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг74070

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    15.10.2018 11:42
    Если честно, ни разу не встречал реально просчитанных ROI на сколько-то крупный ИТ проект.

    Я тоже. Сильно подозреваю, что просчитать это вообще невозможно. Да и не одна это будет диссертация. Экономический эффект, несомненно существует. только его нельзя "пощупать" в реальных абсолютных цифрах. Предсказать - можно. Обосновать априори тоже можно. Потом вот только, после внедрения доказать что он случился и есть - нереально.
    1

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.