Автоматизация бизнес-процессов (BPM) с помощью ECM-систем

Просмотров: 868
Автор:
Редакция Global CIO

Управление бизнес-процессами или по-другому BPM (business process management) — это больше, чем оптимизация действующих процессов или отдельно взятое программное обеспечение. Gartner выделяет несколько базовых принципов при внедрении BPM: четкая стратегия, обратная связь, гибкие изменения и реальная оценка эффективности. Другими словами, необходимо понимать, как и зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы.

Распространенный сценарий — улучшение существующих процессов, что в корне неправильно. Внедрение BPM необходимо рассматривать через призму бизнес-анализа и преобразований, которые позволят достигнуть наилучшего результата. Если нужно что-то «сломать» и «построить» заново — это надо сделать. Все тот же Gartner сообщает, чтобы достичь результата реализацию BPM необходимо предпринимать, только договорившись, что будет считаться успешным результатом. После чего заниматься выбором соответствующей ИТ-платформы.

С этого момента начинается путаница. Зачастую под функциями BPM каждый представляет что-то своё. Для одних —это согласование договоров, для других — взаимодействие сотрудников и подразделений. В конечном счете оказывается, что принятая информационная система не удовлетворяет всем заявленным требованиям. 

Давайте внесем ясность. На рынке есть системы электронного документооборота, BPMS-системы, ECM (enterprise content management)-платформы. Все они имеют функции автоматизации бизнес-процессов, которые принято называть BPM. Но это не совсем правильно.

Эксперты выделили три основные направления, требующие автоматизации процессов: делопроизводство, управление потоками работ и переход на процессное управление деятельностью компании. Если первые две группы, в основном, документоориентированные процессы, то есть в первую очередь нацеленные на автоматизацию задач, связанных с использованием документов, то последняя группа — это более глобальный подход, ставящий во главу угла достижение роста всех ключевых показателей компании за счет совершенствования управления бизнесом в целом. 

Классические СЭД, автоматизирующие делопроизводство, еще не BPM-системы. Правильнее использовать термин DocFlow — технология, которая позволяет отслеживать исполнение документов и строить маршруты согласования. Такие системы могут не использовать нотацию BPMN, не включать графический дизайнер маршрутов. Процессы строятся линейно и затрагивают только исполнителей, работающих с тем или иным видом документации. Поэтому подобный функционал легко реализовать даже в коробочной версии продукта.

Автоматизация потоков работ, как правило, включает построение сложных разветвленных процессов, параллельных согласований документов и исполнение связанных с документационными процессами задач. Такая технология называется WorkFlow, она входит в состав современных СЭД/ECM систем и ее очень часто путают с BPM. Здесь уместнее сказать, что WorkFlow может быть частью BPM, но не обособленным BPM решением.

И, наконец, поддержка процессного управления. Чем занимаются так называемые BPMS-системы. Они не хранят документы и метаданные, они ориентированы, прежде всего, на управление совокупностью бизнес-процессов компании с точки зрения координации действий сотрудников, взаимодействия отделов, регламентации сроков выполнения задач и мониторинга их исполнения. То есть в них выполняется моделирование действий и нахождение наиболее оптимальных процессов достижения целей. Поэтому такой класс систем следует воспринимать в отрыве от СЭД/ECM платформ и задач, которые они решают. Потому что переход на процессное управление, помимо прочего, требует организационных преобразований и иного взгляда на построение бизнеса.

Между тем, потребности рынка сформировали еще один класс систем, которые сейчас все больше получают распространение — ECM  и BPM платформы для управления документами и автоматизации бизнес-процессов в «одном лице».

Почему так произошло и что это такое комментирует Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР:

«Представьте, что вам нужны документоориентированные WorkFlow процессы и в тоже время полноценный BPM с функциями создания сквозных и кросс-функциональных процессов. Подобных задач, когда процессы выходят за рамки подразделений или документов, становится все больше. Разработчики корпоративного ПО реагируют на потребности клиентов и предоставляют им универсальные решения, совмещающие автоматизацию документоориентированных и бизнесориентированных процессов».

Александр Кузнецов уверен, что современные ECM-системы являются наилучшим примером подобного подхода: «Сегодня сервис-ориентированные ECM имеют в своем составе функциональные модули для решения совершенно разнообразных задач: от управления документами до автоматизации бизнес-процессов. Не случайно многие вендоры именуют свои продукты не иначе, как ECM и BPM платформы. Больше нет необходимости приобретать несколько ИТ-продуктов — большинство задач можно реализовать в одной системе».

ЭЛАР Контекст — один из ярких примеров российских ECM и BPM платформ нового поколения. «ECM-платформа Контекст разработана на основе сервис-ориентированной архитектуры, в которую изначально были заложены принципы модульности. Это позволяет строить высокопроизводительные и гибкие решения, при необходимости масштабировать и расширять платформу, добавляя те или иные функции, в том числе BPM.

ЭЛАР Контекст поддерживает BPM в различных проявлениях, вобрав все лучшее из BPMS и WorkFlow систем. Между тем, прежде всего, мы ориентируемся на автоматизацию процессов, связанных с контентом, и не рассматриваем ECM как полную замену BPMS, так как задачи BPMS лежат совершенно в другой плоскости. Наряду с этим, по статистике, большинство задач, где необходима автоматизация бизнес-процессов, связаны именно с документами, поэтому, зачастую, ECM-системы являются наиболее оптимальным решением.

Так и в нашей практике, мы сознательно не копировали функционал BPMS, но включили в ЭЛАР Контекст его главные преимущества — исполнение сквозных процессов «от и до», выходящих за границы одного подразделения или предприятия, что позволяет легко настраивать кросс-функциональные и гибкие маршруты движения документов и задач», — сообщает Александр Кузнецов.

Для справки: ECM и BPM платформа ЭЛАР Контекст предназначена для внедрения корпоративных высокопроизводительных решений по управлению информацией, автоматизации бизнес-процессов, обработке и хранению документов. Находится в реестре отечественного ПО, сертифицирована ФСТЭК и имеет ряд партнерских сертификатов для построения комплексных интеграционных систем (интеграция с 1C/SAP, PDM/CAD, поддержка ЮЗ ЭДО, ЭП и пр.).

Комментарии (3)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь

    Директор по ИТ

    ISM

    12.11.2018 12:27
    Могли бы Вы привести пример внедрения данной системы с указанием полученного эффекта?
    0
  • Скрыть ветвь

    Руководитель ECM направления

    Корпорация ЭЛАР

    13.11.2018 12:02
    Один из проектов на платформе ЭЛАР Контекст участвует в конкурсе GlobalCIO «Проект года». Подробно с этим проектом вы можете ознакомиться по ссылке http://www.globalcio.ru/projectoftheyear/2018/project_info/1045/

    Еще несколько примеров недавно завершившихся проектов:
    В холдинге Градиент система «Контекст» автоматизирует процессы ОЦО и объединяет 9 региональных центров. Система автоматически обрабатывает документы в точках поступления бумаги, осуществляет логистику комплектов документов единый центр учета и связывает электронные документы с проводками в 1С. На данный момент в системе хранится порядка 80 тысяч первичных бухгалтерских документов.

    На платформе «Контекст» в Приморском крае создана региональная государственная информационная система, которая автоматизирует процессы хранения и использования учетно-технической документации краевого БТИ. Одной из задач является оказание госуслуги по предоставлению сведений и копий учетно-технических документов по запросам государственных органов, физических и юридических лиц. Сегодня этот процесс полностью автоматизирован. Заявители обращаются за услугой любым удобным способом (МФЦ, ЕПГУ, СМЭВ), все запросы попадают в единую систему. Запросы учитываются и классифицируются, назначаются сроки их исполнения и ответственные работники. С помощью внедренной системы время исполнения запросов сократилось на 80%.

    Группа компаний «Протек» использует «Контекст» в качестве поддержки юридически значимого электронного документооборота: произведена интеграция с операторами ЭДО, ежедневно обрабатывается порядка 300 тысяч электронных документов. Благодаря внедрению системы на формирование любой подборки документов затрачивается не более 5 секунд.
    0
  • Скрыть ветвь

    Консультант Центра управленческого и ИТ консалтинга

    РДТЕХ

    14.11.2018 15:00
    Техническое замечание для автора статьи:

    [GrammarNaziMode ON]

    Аббревиатурой BPMS традиционно обозначаются Business Process Management Systems. Когда вы пишете «BPMS-системы», это звучит примерно так же как «такова селяви». Иногда это способ похохмить (самоирония), но не в данном случае.

    Если вы под последней S понимаете что-то отличное от Systems — Software, Support, Suite, etc. — то правильно было бы указать это прочтение в тексте прямо. Вообще, все вводимые в тексте аббревиатуры должны раскрываться до их использования (примерно так, как вы это сделали, напр., с общеизвестными BPM и ECM).

    Такъ победим!

    [GrammarNaziMode OFF]

    По существу

    Из текста не понятно, чем же на самом деле специализированные BPMS принципиально отличаются от WorkFlow + DocFlow систем в ECMS и проч. Координация действий, регламентация сроков, мониторинг, кроссфункциональность (сквозные процессы между подразделениями) и т.п. в последних тоже вполне могут быть реализованы.
    0

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.