Кейс АО «Стройдормаш»: создание модуля управления заказами собственными силами отдела разработки

Просмотров: 824
Автор:
Замаруев Владимир Александрович Рейтинг1770

Замаруев Владимир Александрович

Директор по ИТ — АО "Стройдормаш"

В 2016 году на АО «Стройдормаш» (завод-производитель бурильных машин и бурового инструмента с более чем 70-ти летней историей) начался эксперимент, продиктованный потребностями рынка, по переходу на позаказную работу (заказ — совокупность основного изделия, дополнительной комплектации, опций, бурильного инструмента, доставки, услуг и сопутствующих затрат) взамен продажи серийной продукции со склада. Кастомизация классических изделий под нужды конкретного заказчика, будь то минимальные изменения в комплектации или полностью уникальное изделие на базе серийных наработок стали конкурентным преимуществом завода.

Изменение подхода к продажам запустило цепную реакцию по перестроению бизнес-процессов всего завода, переосмыслению деятельности предприятия и позиционированию себя на рынке в целом.

Но несмотря на личную заинтересованность руководства компании и довольно энергичный переход к новым принципам работы со стороны коммерческих служб, в других подразделениях, как это часто бывает на больших и старых предприятиях, изменения воспринимались с огромным трудом. Отчасти это было связано с несовершенством новых бизнес-процессов, отчасти с привычкой сотрудников к старому укладу, отчасти от непонимания выгод для конкретного сотрудника/подразделения от изменения некоторых аспектов своей деятельности.

Изначально в качестве носителя исчерпывающей информации по полученному заказу являлся XLS-документ, расположенный на портале SharePoint, в который сотрудниками коммерческой службы заносились все данные от клиента. В последствии этот документ дополнялся сроками от производства и передавался на исполнение. Такой подход имел множество минусов: отсутствие внятного журналирования событий и контроля ошибок в разрезе выбора номенклатуры, неоднозначная трактовка данных внутри документа. Но одним из самых проблемных нюансов стал документооборот. Для исполнения рядового заказа нужно было написать кучу служебных записок: на проработку состава изделия, на постановку в план производства, на закупку дополнительной комплектации, на организацию отгрузки и даже служебную записку на ускорение рассмотрения предыдущей служебной записки.

Быстро стало понятно, что для учета всех особенностей каждого заказа, упрощения процесса согласования и исполнения необходимо выстраивать модуль управления заказами на базе существующей ERP-системы IT-Enterprise. При этом новый модуль должен завязать на себя бизнес-процессы по обработке, исполнению и отгрузке заказов, соблюдая основные правила НСИ и не допустить формирование излишнего документооборота.

Были определены и сформулированы цели проекта:

  • Построение единой цепочки управления Заказами на протяжении всего жизненного цикла от заявки до постгарантийного обслуживания
  • Сокращение срока прохождения Заказов от этапа заявки до отгрузки клиенту
  • Уменьшение документооборота между подразделениями, возникающего в процессе исполнения Заказа и изготовления Изделия
  • Создание единой номенклатурной базы для формирования состава Заказа на базе классификатора ресурсов ERP-системы
  • Исключение ошибочных данных в карте Заказа
  • Автоматизация процессов управления Заказами
  • Контроль плановой и фактической себестоимости Заказа
  • Интеграция модуля Заказов с функционалом ERP-системы в части управления закупок, производством, бюджетами, продажами и др.

В декабре 2016 года началась проработка укрупненных процессов, логики и прототипа интерфейсов. В это же время было принято принципиальное решение, что создание модуля управления заказами будет реализовываться собственными силами отдела разработки АО «Стройдормаш». Уже в январе 2017 года был утвержден скелет бизнес-процесса и логика системы, на которые будет крепиться функционал модуля. Базовый маршрут согласования и исполнения заказа с простым интерфейсом управления был передан в тестирование в марте, а уже с первого мая началась промышленная эксплуатация сервиса управления заказами, включавшего в себя конфигуратор заказа, позволяющий осуществлять выбор изделия, его конфигурацию, дополнительные опции, инструмент и услуги из существующих в системе справочников, и сложную систему статусов, состояний и маршрутов заказа, на которую завязаны управляющие события процесса управления заказами. При стандартном изделии, отсутствии доставки и услуг заказ максимально быстро проходит проверку, ценообразование, оценку ПДО и попадает в план производства. При нестандартном изделии и/или наличии доставки и услуг заказ проходит через дополнительное согласование инженерным центром и логистами для оценки сроков разработки КД/ТД и стоимости доставки. 

Отдельно стоит упомянуть справочники. Изначально в качестве источника данных для конфигуратора заказа использовался классификатор ресурсов ERP-системы и скромный справочник стандартных изделий, который включал в себя десяток позиций. С постепенным развитием модуля и возникновением дополнительных потребностей в классификации были доработаны существующие справочники и созданы новые. На данный момент для наполнения карты заказа используются следующие источники: справочник стандартных изделий, каталог возможных опций, устанавливаемых на изделие, каталог покупной допкомплектации, каталог бурильного инструмента и справочник доработок базового шасси. Такое разведение и классификация позволили более гибко отстроить маршруты, автоматизировать блоки расчета стоимости изделия, доставки, услуг и заказа, в целом более точно вести расчеты плановой и фактической калькуляций заказа. Сам же модуль через месяц после начала использования стал основным инструментом коммерческой службы.

По прошествии времени, когда была набрана база заказов, началась более плотная интеграция модуля с функционалом планирования производства. Была настроена прямая связь с производственными заказами, которая позволяет идентифицировать коммерческий заказ в производственном плане, понять из карты заказа процент выполнения и плановые сроки сдачи изделия на склад готовой продукции, что позволяет более грамотно распределять ресурсы при комплектовании заказа дополнительной комплектацией, планировать процесс отгрузки и подготовку документации.

Параллельно модуль заказов был подключен к системе бюджетирования для составления планов и подведения итогов в разрезе недели, месяца и квартала. Для этого специально был проработан инструмент календарного планирования, позволяющий сотруднику отдела продаж указать в карте заказа планируемые даты поступления денежных средств по заказу и тут же увидеть фактическое их поступление, если оно произошло. По той же логике реализовано планирование и фиксация факта отгрузок.

Для облегчения работы с клиентами и для обеспечения достоверности данных была создана функция выставления коммерческих предложений и счетов, на основании калькуляций по заказу, что позволило сотрудникам коммерческой службы свести всю свою деятельность в ERP-системе к работе с одним окном. А доступ к веб-версии модуля управления заказами позволяет менеджерам оформлять сделки и запускать их в работу из любой точки мира и с любого устройства.

Также для упрощения расчета себестоимости нестандартных заказов был разработан модуль создания спецификаций на нестандартные изделия, что позволило на основании его данных автоматически обсчитывать калькуляцию на уникальные заказы и максимально оперативно выходить на этап коммерческого предложения.

Для упрощения контроля исполнения заказов, на разных этапах жизненных циклов, было разработано множество отчетов для ответственных лиц и руководителей. Но со временем было принято решение перевести контроль, оценку и анализ карт заказов в инструмент бизнес-аналитики Microsoft PowerBI, который был интегрирован с модулем управления заказами, а, соответственно, получил достоверную информацию из системы на любой момент времени. В PowerBI были созданы дашборды, позволяющие оперативно отслеживать данные по исполнению изделий, просрочке заказов, пунктам доставки, готовности отгрузки, поступлениям денежных средств, контрактации на будущие периоды, маржинальности заказов, продуктов и товарных групп и т.д.

Если подводить итоги по истечении полутора лет активной эксплуатации и развития модуля управления заказами, то становится ясно, что модуль позволил сократить документооборот процесса управления заказами и избавиться от целого ряда документов, таких как техническое задание на проработку нестандартных изделий, ценообразование, оценку сроков исполнения, закупку оборудования, расчет и организацию доставки и других, повысилось качество входных данных, выстроился четкий процесс управления заказами и повысилась ответственность сотрудников, увеличилась скорость прохождения заказов от момента формирования заявки до отгрузки, оптимизировалась работа по смежным процессам, таким как бюджетирование.

Дальнейшее развитие модуля предполагает разработку функционала управления гарантийным и постгарантийным обслуживанием, опережающими предложениями по модернизации и поставке запчастей, а также интеграцию со скользящим планом продаж на 15 месяцев вперед для упрощения планирования деятельности предприятия на более широкий горизонт.

Комментарии (1)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.