Цифровая система проведения заседаний коллегиальных органов управления РОСНАНО

Просмотров: 2326
Автор:
Редакция Global CIO Рейтинг22810

Редакция Global CIO

Редакция — Global CIO

Заказчик  
РОСНАНО
Руководитель проекта со стороны заказчика  
Лобанов Максим Владимирович
ИТ-поставщик  
BoardMaps (ОАО «Дэшборд Системс») BoardMaps (ОАО «Дэшборд Системс»)
Сроки выполнения проекта   Июнь, 2018 — Декабрь, 2018
Масштаб проекта   1000 человеко-часов 
70 автоматизированных рабочих мест
Цели проекта   a. Комфорт для членов Советов и комитетов при работе с материалами заседаний, отказ от бумажных документов;
b. Доступ к контенту ранее проведенных и будущих заседаний; 
c. Сокращение временных и трудозатрат сотрудников аппаратов на подготовку и оформление заседаний;
d. Упрощение и ускорение процессов согласования и актуализации материалов к заседаниям;
e. Удобство коммуникаций между пользователями, в том числе иностранными и иноязычными коллегами;
f. Снижение нагрузки на участников заседаний за счет переноса некоторых вопросов в формат заочных заседаний;
g. Удобство создания и контроля исполнения поручений
Использованное ПО, оборудование и вспомогательные системы   Оборудование: от 2-х серверов. Технические характеристики: ЦП 2ГГц; 8 ГБ ОЗУ, Хранилище объемом 60гб. ПО: Windows Server 2012 R2 (Standard или Datacenter) или новее; Internet Information Services 8.5 или новее.
Направление/область и тип работ   Управление эффективностью и производительностью организации
Приложения коммуникаций и совместной работы (почта, ПО для групповой работы и коммуникаций)
Важность проекта   Поддерживающая ИС
Возможность тиражируемости   Да
Масштабируемость   Да

Описание проекта

В рамках проекта по автоматизации комитетов РОСНАНО были выдвинуты следующие требования к системе:
a. Возможность формирования и редактирования заседаний, вопросов, поручений, материалов;
b. Возможность работы через мобильное приложение в соответствии с техническими требованиями, указанными ниже, и с помощью Web-клиента;
c. Возможность переключения языка интерфейса Системы;
d. Возможность проведения голосования по вопросам;
e. Возможность автоматического формирования протокола заседания;
f. Возможность личной переписки и общения между участниками Коллегиальных органов в пределах Системы;
g. Возможность настройки системы управления доступом пользователей;
h. Возможность оставить комментарий к объекту системы в формате адресного сообщения;
i. Возможность отслеживания изменений по выбранным объектам системы;
j. Возможность автоматического обновления мобильного приложения;
k. Возможность контроля исполнения поручений и формирования отчетности

BoardMaps полностью отвечала требованиям заказчика. В результате на работу в BoardMaps были переведены 6 коллегиальных органов компании.

Уникальность проекта

На работу в BoardMaps были переведены 6 коллегиальных органов компании: Совет директоров, Правление и Комитет по стратегии УК РОСНАНО; Совет директоров, Комитет по стратегии и Комитет по аудиту АО РОСНАНО. 
После внедрения системы около 70 руководителей РОСНАНО стали пользователями BoardMaps. В результате: 
• Повысился уровень удобства для участников заседаний и сократилось время на подготовку заседаний;
• Повысилась эффективность очных заседаний и скорость принятия решений за счет заочного рассмотрения второстепенных вопросов. Голосование на заочных заседаниях было реализовано в форме заполнения опросных листов;
• Сократилось на 40% количество человеко-часов, требуемых на подготовку и оформление итогов заседания за счет упрощения процесса согласования материалов и повестки, автоматического составления протокола и других функций системы;
• Организовано удобное архивирование и хранение материалов заседаний на серверах заказчика, и быстрый доступ к ним;
• Не применяется печать конфиденциальных документов к заседаниям, работа ведется с цифровыми копиями документов через BoardMaps

География проекта

Москва

Комментарии (7)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.