Аутсорсинг печати. Опыт из первых рук

Просмотров: 1154
Автор:
Редакция Global CIO

На прошлой неделе прошел бизнес-завтрак Global CIO, посвященный аутсорсингу печати. Получился интересный диалог, участники которого обсудили вопрос работы на аутсорсинге с разных сторон. В результате стало отчетливо понятно, что стоимость отпечатка — это лишь вершина айсберга, а обозначаемая цена мало что говорит о реальной экономии или оптимизации работ. Зачастую аутсорсинг печати позволяет не столько сэкономить (экономии можно добиться и другими способами), сколько освободить ИТ-подразделение для решения более приоритетных задач.

Первым раскрыл тему аутсорсинга печати Александр Лобов, начальник управления эксплуатации Объединенной компании «Связной» | «Евросеть». У компании большой опыт в данном направлении, и уже можно говорить об определенных итогах — в первую очередь, об оптимизации затрат и временного ресурса ИТ-подразделения. 

Продолжил тему Александр Самородов, директор по ИТ AstraZeneca Russia, который обозначил основные стимулы для перехода на аутсорсинг печати:

  • Планируете обновить оборудование
  • Используете открытое офисное пространство
  • Хотите улучшить пользовательский опыт
  • Хотите уменьшить капитальные расходы
  • Контролируете расходы на печать
  • Не хотите управлять складом расходников

Илья Родионов, руководитель отдела технической поддержки дирекции ИТ ОАО «Фаберлик», сделал акцент именно на экономической стороне перехода на аутсорсинг. Другой подход к управлению печатным парком позволил компании добиться значительной экономии.

Дмитрий Волосенков, MPS Lead HP Inc., раскрыл возможности сервисного контракта, который обеспечивает непрерывную офисную печать на умной печатной инфраструктуре и технологиях HP PageWide. С технологиями HP партнёры могут оказывать проактивный сервис в противовес классическому реактивному, когда больше не требуется звонить в сервисную службу при поломке. Кроме того, особое внимание он уделил решениям по безопасности печати.

Игорь Челебаев, коммерческий директор «Бюро офисных машин», обозначил в своем выступлении основную проблему при выборе поставщика услуг — далеко не все определяется стоимостью отпечатка и услугами покопийной печати. Он привел много примеров подводных камней, с которыми могут столкнуться пользователи.

Евгений Алешин, руководитель отдела технического обслуживания ООО «Нео-Фарм», подробно раскрыл вопрос выбора подрядчиков. По его мнению, надежнее одновременно протестировать несколько подрядчиков и по результатам работы выбрать лучшего. При подготовке к выбору подрядчика необходимо иметь понимание основных требований (желательно в виде документа):

  • ServiceDesk — количество рабочих мест
  • Наименование аппаратов, срок эксплуатации, история обслуживания/ремонта, удалённость объектов
  • Количество страниц в /период времени
  • Желательно: SLA, бюджет, бизнес-процессы. «Рыба» договора

Рекомендации Евгения по схеме работы:

  • Подрядчик-субподрядчик. Субподряд — не ваша забота
  • Требуйте кейсы и клиентов и рассматривайте проекты больше года
  • Скорость подхвата аутсорсинга за другими
  • Многие не оправдают ваших ожиданий, будьте готовы к этому
  • Безопасность: выписка ЕГРЮЛ, отзывы, тендеры

Алексей Виноградов, руководитель по работе с ключевыми заказчиками компании Brother, обратил внимание на предлагаемые его компанией преимущества в области управления печатью: сверхнадежное функциональное оборудование, специальные контрактные расходные материалы высокой емкости, простая интеграция, специальные прошивки, режимы MPS, совместимость с мировыми лидерами решений по управлению печатью.

Дмитрий Поляков, начальник управления техподдержки департамента ИТ DPD в России, остановился на таком аспекте оптимизации затрат, как использование бумаги. Его кейс наглядно продемонстрировал насколько значим этот аспект, особенно в территориально-распределенных компаниях.

Роман Листров, директор по информационным технологиям АО «Кондитерско-булочный комбинат «Черёмушки», рассказал об итогах первого года использования аутсорсинга печати в своей компании. Результаты, к которым удалось прийти: 

  • При росте объемов печати в 2,5 раза стоимость 1 копии по сравнению со своими принтерами уменьшилась на 20%.
  • За год не было ни одного простоя экспедиции по причине невозможности печати первичных документов. 
  • Высвободился внутренний ИТ персонал, который для сопровождения увеличившегося объема печати не пришлось расширять.

И в заключение хочется привести слова Игоря Челебаева, который занимается услугами аутсорсинга печати 27 лет: «Управление печатью — это не магия, а долгая вдумчивая кропотливая работа. Только на основании понимания выгод и проблем, которые несет тот или иной вариант сервиса можно принимать вдумчивые решения».

Коллеги, если у вас возникли вопросы, то оставляйте комментарии, мы предложим всем участникам бизнес-завтрака на них ответить.

Наши благодарности:

Хотим поблагодарить компании Brother, HP Inc., Бюро офисных машин, Canon, ICL-Services, Axus Print Service, Мегапринт, TerraLink, Офис партнер, которые помогли нам организовать интересную беседу.

Комментарии (6)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1880

    Директор по ИТ, Россия

    Metsa group

    03.07.2019 18:49
    Все в целом хорошо, но одно но:

    При росте объемов печати в 2,5 раза стоимость 1 копии по сравнению со своими принтерами уменьшилась на 20%. - это лукавство. Стоимость могла уменьшиться только за счет использования более экономичных принтеров. От смены собственника принтера - стоимость отпечатка снизиться не может.

    Экономия при использовании аутсорсинга, по моему мнению, возможна за счет того, что у собственного ИТ как правило нет достаточно времени и компетенций чтобы выбирать оптимальные устройства - для них овчинка выделки не стоит. А специализированная контора способна найти такие устройства чтобы и клиенту сэкономить и себе заработать.
    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг76150

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    05.07.2019 11:57

    Ответ на « Все в целом хорошо, но одно... »

    Да не так это уж и сложно - выбрать оптимальное устройство. Не велика наука. Есть 3-4 основных параметра. по которым надо делать сравнение и расчеты. А потом выбирать.
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг1710

    Начальник отдела автоматизации

    АО "Сибнефтемаш"

    04.07.2019 06:25
    1. Проводили уже несколько аудитов, но стоимость отпечатка - превосходит затраты на расходные материалы, которые мы используем (на больших аппаратах оригинал, на маленьких часть аналоги, часть заправка). Перешли за 4 года постепенно на одного вендора на формате А4. Парк техники 120 единиц - 4 формата А0, 14 - А3, остальные А4.
    2. Удаленность компании - мы находимся в 20 километрах от города и приезд техника по каждой проблеме (застряла бумага, не печает принтер и т.д.) занимает много времени - от часа и более. В любом случае задействуются сотрудники ИТ. Ремонты бывают пока достаточно редко, раз-два в квартал увозим в сервис, остальные вопросы решаются на месте или ремонтными блоками.
    3. Единственная причина по которой вижу смысл попробовать аутсорсинг - при замене парка печатной техники (в этом году первый год не закупаем ни одной единицы, следующий скорее всего тоже не будем ) и уход от тендеров по закупке расходных материалов, что сэкономит мое рабочее время и время админов (учет, отчетные документы) на более важные задачи.
    4. Скоро бюджетирование - посчитаем в очередной раз )

    (Исправлено 04.07.2019 06:28, Щербаков Сергей Александрович)

    1
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг8610

    Генеральный директор

    Global CIO

    08.07.2019 09:27
    Как я поняла из всего услышанного, что ожидать прямой экономии вообще не стоит. Самое большая экономия была достигнут за счет перехода с оригинальной расходки, но для этого не обязателен аутсорсинг)) Другой вопрос, что процессы контроля и оптимизации становятся лучше ну ИТ-службе легче жить))
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг76150

    Начальник управления информационных технологий

    АО МПО им.И .Румянцева

    08.07.2019 10:15

    Ответ на « Как я поняла из всего... »

    Правильно поняла :). Это очень лукавая штука - ИТ-аутсорсинг печати, Рынок предложений уже превышает спрос. а потому в ход идут самые разные приемы.
    Прямую экономию ожидать стоит, только очень много нюансов. Это не всем подходит, не к любым условиям.
    Да и легче ли жить ИТ-службе - тоже большой вопрос. Каждый по своему это воспринимает. Я вывод такой делаю - каждая компания в этом вопросе строго индивидуальна! У всех свои условия и нюансы. А потому, успешный опыт других надо воспринимать и знакомиться с ним. Но понимать, что повторить чужой успех будет невозможно. У каждого - свое!
    0
  • Скрыть ветвь
    Рейтинг4850

    начальник департамента по ИТ

    АО "Гипрокислород"

    08.07.2019 13:44
    Планировал посетить мероприятие, жаль не удалось.
    У нас есть договор полного аутсорсинга печати проектной документации, т.е. оборудование не наше и платим только за отпечаток. Но используем это оборудование только как подменное и при авралах по выпуску проектной документации. Т.е. у нас решены все вопросы администрирования и поддержки своими силами печатающих устройств и промышленных, и офисных. Аутсорсинг нам дает экономию времени и денег при необходимости обеспечить срочный выпуск большого объема документации. Обращение в типографию, как альтернатива, дороже.
    0

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.