Ирина Журавлева: CIO, чемпион по картингу и мама
Ирина, расскажите о компании, в которой вы работаете?
«Сибирский цемент» входит в число ведущих производителей цемента и строительных материалов на его основе в нашей стране. Управляющая компания холдинга находится в Кемерово, предприятия расположены в Кузбассе, Новосибирской области, Красноярском крае и Республике Бурятия. Соответственно, в разных регионах живут и специалисты Департамента информационных технологий, который возглавляю я. Несколько наших сотрудников работают штаб-квартире, другие – трудятся на активах. Но, несмотря на это, мы являемся сплоченным коллективом, который объединяет группы обслуживания бизнес-приложений, технической поддержки, связи и коммуникации, информационной безопасности. Подобная структура подразделения позволяет обеспечить присутствие сотрудников на местах, сохранив при этом единую и стандартизированную методологию работы с ИТ в рамках всей компании.
Расскажите, в чем суть единого подхода? Что он дает вам?
Например, ранее, когда предприятия «Сибцема» не были сведены в единую компьютерную сеть, каждое из них пользовалось услугами своей телефонной станции. Что создавало определенные трудности в работе сотрудников и приносило финансовые затраты предприятию. В 2009 году руководством холдинга была поставлена задача оптимизации затрат на связь и повышение качества ИТ услуг сотрудникам. Кроме того, менеджментом компании было принято решение о централизации департамента ИТ и единой методологии управления и использования ИТ в компании. Это явилось толчком для развития информационных технологий в компании. И качественно повысило эффективность применения ИТ. Теперь для связи между нашими активами используется только IP-телефония, и вызовы стали абсолютно бесплатными. Однако мы продолжили сокращать затраты на связь, ведь звонок сотрудника, скажем, из Бурятии в Москву стоит очень дорого. Но у нас есть представительство в столице, и такие телефонные переговоры ведутся дольно часто. Поэтому мы настроили АТС таким образом, что при звонке на московский номер вызов поступает сначала на АТС московского представительства, и только после этого выходит в телефонную сеть как простой городской вызов. Этот результат был достигнут как раз за счет применения общей методологии на всех наших активах, когда каждый сотрудник группы коммуникаций обеспечил настройку телефонных станций в полном соответствии с централизованными правилами.
Второй пример – из сферы бизнес-приложений. Мы внедрили централизованную систему работы со счетами-фактурами во всем холдинге. Главным образом, это нужно было «Торговому дому «Сибирский цемент», который ведет закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для всех предприятий – а это порядка 5 тысяч сделок в месяц. Для их сопровождения формируется такое же количество комплектов документов, которые должны быть отправлены из нашей компании на различные производственные площадки. Штат «Торгового дома» небольшой, и выполнять такую работу сотрудникам организации было сложно. Временные затраты дополнялись и финансовыми, так как доставка в ту же Бурятию обходится компании недешево, если речь идет о сотнях отправок.
К счастью, в прошлом году вышел закон об электронной счет-фактуре, который позволяет передавать данные через специализированных провайдеров. При защите их электронной цифровой подписью (ЭЦП) сохраняется легитимность документооборота. В результате мы можем не печатать документы – просто внести их в специализированное ПО и передать удаленно. Однако если бы мы остановились на этом, то решили бы только часть проблем. Поэтому были разработаны специальные процедуры импорта-экспорта, которые дали возможность передавать данные из информационной системы Microsoft AX прямо в систему электронного документооборота, а также выгружать их из нее прямо в ERP-систему на стороне контрагента. Все это обеспечило значительную экономию времени. В результате эффективность работы сотрудников «Торгового дома» повысилась на 26%.
С другой стороны, в нашей компании существует «правило 7 числа»: предприятия должны сдавать отчетность до 7 числа следующего месяца. «Торговый дом» был единственной компанией, сотрудникам которой было очень тяжело укладываться в этот срок – ведь им приходилось создавать огромное количество документов, потом вводить их в систему и так далее. Теперь они закрывают документы уже 1 числа, сразу же получая результаты в автоматическом режиме. В итоге эта практика была распространена на все предприятия холдинга и везде дала свои результаты. Эффективность новой системы отметили работники транспортного подразделения холдинга, которое генерирует огромное количество документов в связи с поставкой товаров вагонами, сотрудники сервисной компании, обеспечивающей обслуживание оборудования. На многих активах сократись расходы на бумагу и потери времени на «хождение за подписями».
Правило «7 числа» - требование менеджмента компании, именно получение в такое срок качественной и оперативной информации позволяет руководству компании принимать верные управленческие решение, которые повышают успешность и эффективность компании.
Что стало ключевым фактором успеха в данном случае?
Нам это удалось потому, что в «Сибирском цементе» уже несколько лет ведется единый номенклатурный справочник. Благодаря этому любой болт называется во всех системах одинаково. Мне кажется, что создание подобной базы провайдерами электронного документооборота в России обеспечило бы активное продвижение закона об электронной счет-фактуре. По словам самих провайдеров, они обсуждают данную возможность. Ведь не слишком активное развитие электронных документов объясняется тем, что приходится дважды вводить данные – и большинство компаний не идет на это, так как сотрудникам проще ввести данные один раз, распечатать и отправить документы по почте. И только автоматическая сверка позиций справочников позволит в действительности перейти на электронный документооборот.
Какие планы у ДИТ обозначены сегодня?
Единственное, что нам не удалось охватить в рамках департамента ИТ, – это управление АСУ ТП. На данный момент мы не имеем интерфейсов для взаимодействия с системами и датчиками на производстве. В настоящее время идет речь о сближении с производственными системами. Во всем холдинге достигнут достаточно высокий уровень корпоративных информационных систем, и мы ищем возможность подключения к различным системами MES, SKADA и подобным.
В частности, «Сибирский цемент» начал взаимодействовать с российской системой ЭТРАН , на которой работает РЖД. Это очень важно, так как у нас очень большой объем железнодорожных перевозок. В частности, на любой вагон, который мы отправляем, ставится 8 пломб, на каждой из них нанесено 8 знаков. В результате мы должны представлять документы, в каждом из которых отображено 64 цифры, и если РЖД находит хотя бы одну ошибку, ответственный сотрудник лишается права подписи на два месяца. А учитывая то, что в сутки уходит по 200 вагонов, за два месяца получается более 750 тысяч цифр, которые нужно разглядеть и ввести вручную. Работа происходит ночью и бывало так, что к концу сезона у нас не оставалось людей, которые имели право подписывать документы.
Чтобы справиться с этой задачей, мы начали разрабатывать приложение для мобильного устройства, способное распознавать цифры на железной пломбе. В Microsoft AX удалось создать целый блок дополнительного ПО, которое ведет учет всех выданных пломб. В результате сотрудникам не нужно больше вносить данные – они лишь выбирают пломбы из списка по первым цифрам. Благодаря этому удалось повысить эффективность деятельности логистических подразделений и сократить количество возможных ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.
Вы активно применяете мобильные технологии?
Конечно, ведь сегодня без этого нельзя! Это тренд и задача, поставленная руководством компании. Немало было сделано в сфере корпоративных коммуникаций, и наши сотрудники автоматически получают уведомления об инструкциях по SMS или электронной почте. Одна из последних инициатив – обработка входящих SMS от транспортной компании. Наш шлюз позволяет распознать, кому из сотрудников адресовано данное сообщение и отправить его на электронную почту.
Для такой работы, наверное, требуется впечатляющий штат?
Мы справляемся достаточно небольшой, но эффективной командой – 8 человек из разных активов холдинга. На первых этапах внедрения ERP-системы нам помогали системные интеграторы. За это время была сформирована внутренняя проектная команда, которая способна реализовать любое внедрение.
Даже на большом заводе мы тратим всего 6-7 месяцев на полный переход с одной системы на другую. Первые 2-3 месяца консультанты разрабатывают дизайн, ведут подготовку. Потом начинается обучение, причем некоторым требуются курсы компьютерной грамотности, включая инструкции по работе с мышкой. После этого сотрудники ДИТ обучают персонал работе с AX, готовят к переходу ключевых сотрудников. Параллельно с этим начинается согласование принципов работы системы с руководством. Директорат завода рассказывает нам о своих процедурах, выясняется, кто подписывает и что подписывает, как перемещаются документы и так далее. Мы задаем вопросы, и происходит значительное преобразование процессов: если до автоматизации для согласования документа требуется 12 человек, то после нее, например, может остаться лишь 6, потому что половина из согласующих ставят подпись, просто подтверждая, что другие участники поставили свою.
После трех месяцев запускается этап комплексной эксплуатации. Все начинается с ввода остатков, и ровно один месяц ведется две системы – это принципиальная позиция. Как только заканчивается текущий месяц, старая система отключается, и начинается полноценная работа в новой системе. Именно так происходили переходы всех заводов с 1С на AX.
Как же вы удерживаете столь ценных сотрудников?
Для каждого проекта закладывается мотивационный фонд, который определяет премии специалистов, получаемые при успешном и своевременном выполнении задания. Кроме этого, мы стараемся создавать людям интересные условия для работы. Так, сегодня идет речь о создании единого приложения для iOS и Android, которое позволит получить доступ к корпоративным функциям на любом устройстве, просто загрузив утилиту из Google Play или AppStore. Но мы не нанимаем специальных людей для этих разработок, формируя интересные проекты для существующей команды.
Кроме того, работа в Сибирском Цементе – в компании с корпоративными традициями и на благо компании – очень мотивирует сотрудников.
У вас очень много работы. Остается ли время на увлечения?
Я люблю спорт – экстремальный и активный. В частности, мне удалось выиграть чемпионский титул по картингу в Кемерово. Также я очень люблю ходить в кино, читать книги, даже когда хочется спать. Хотя, честно сказать, последние два года развлечения были другие – дело в том, что я стала мамой, практически не отвлекаясь от трудового процесса. В роддом меня увезли с работы, а на первых прогулках с коляской я уже вела переговоры с разработчиками ERP-системы.
Теперь у меня подрастает дочурка, и это очень здорово – жизнь сильно изменилась, но основным драйвом все равно осталась работа. Я получаю от нее огромное удовольствие, и, думаю, если когда-нибудь мне станет скучно, деятельность придется менять. Но пока у нас огромное количество проектов – увлекательных, интересных. Команда состоит из молодых специалистов. Мы все вместе посещаем форумы, проводимые в нашем регионе, регулярно устраиваем летучки и получаем от работы массу удовольствия.
