Оптимизация печатного парка: как поднять доступность печати в офисах до 99%

Проект по стандартизации печати в 269 офисах банка был реализован с использованием инновационного подхода. По результатам проекта доступность сервиса достигла 98,7%, число сервисных обращений сократилось в 10 раз, объем документооборота - в 45 раз.

Проект был реализован компанией Brother, срок реализации – с августа 2017 года по декабрь, 2019 года. Масштаб проекта - 9000 автоматизированных рабочих мест. География - вся территория РФ, где присутствуют офисы или филиалы банка - 7 федеральных округов и 46 регионов.

Какие цели и задачи были поставлены перед командой проекта?

Целью проекта была стандартизация парка печатающей техники по всей федеральной сети Заказчика. Необходимо было обеспечить бесперебойность печати, оптимизировать число устройства, избавиться от избыточности склада расходных материалов и таким образом исключить неэффективные затраты. Второй задачей было обеспечение прозрачности сервиса и осуществление максимального контроля за печатным парком и процессами печати в организации.

В чем заключается уникальность решения?

Необходимо было стандартизировать парк печатающей техники заказчика - 269 офисов по всей территории РФ, где до этого использовалось около 370 моделей 18 вендоров. Одновременно нужно было продумать оптимальное размещение устройств в офисах разного типа (от 2 до 1000 человек) и учесть наличие зон непрерывной работы с клиентами, где печатающее устройство необходимо каждому сотруднику. Решением стал инновационный подход - разработка паспорта текущей инфраструктуры с визуализацией расстановки оборудования, информацией о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования банка. Такие паспорта помогли оптимизировать число устройств и минимизировать риски от сокращения их числа. По результатам проекта объем парка печатающей техники будет сокращен практически в 2 раза без снижения эффективности организации печати. Доступность сервиса сегодня составляет 98,7%, число сервисных обращений сократилось в 10 раз, документооборот, связанный с печатью, уменьшился в 45 раз.

Как проходила реализация проекта?

Проект реализован на оборудовании Brother партнером ООО «Бразер» компанией ООО «С-Принт». На первом этапе проекта была проведена оценка текущего состояния печатного парка, возможностей его оптимизации и сокращения числа печатающих устройств. На втором этапе был запущен пилотный проект «Идеальный офис». В одном из офисов банка вместо оборудования, используемого ранее, были установлены однотипные устройства Brother и минимизирован склад расходных материалов. Проект был признан успешным. После этого необходимо было разработать план стандартизации печати, который бы охватил все офисы и филиалы. Для каждого офиса был разработан паспорт текущей инфраструктуры– визуализация расстановки оборудования, включающая описание офиса, информацию о количестве сотрудников, объеме печати, типе подключения и состоянии оборудования. Наличие подробного паспорта позволило оценить текущее состояние печатного парка внутри каждого офиса и разработать оптимизацию, сопровождаемую сокращением устройств с учетом детальной минимизации рисков для Заказчика. Максимальное удобство в работе являлось ключевым аспектом оптимизации. Результатом процесса стал проект покопийной печати в рамках MPS-контракта для 269 офисов и 7 филиалов банка, в которых работают более 9000 сотрудников. Изначально в проекте было задействовано почти 7000 устройств, как локальных, так и сетевых, затем печатающие устройства заменяли на современные модели Brother максимально соответствующие технологическим процессам Заказчика. Во всех устройствах используются только оригинальные расходные материалы, что гарантирует высокое качество печати и долгий срок службы оборудования.

Какое ПО было использовано?

МФУ и принтеры Brother MFC-L6950DW, HLL-6450DW, MFC-L9570CDW Тонер-картриджи Brother TN3520 и фотобарабаны DR3400

С какими сложностями в реализации столкнулись и как их преодолели?

Проект был объемным, а география его была широкой – необходимо было стандартизировать печать в 269 офисов по всей территории РФ. Второй сложностью являлась необходимость учесть особенности и требования нормативных документов к кассовым узлам и обслуживанию клиентов. И, наконец, нужно было учитывать разнообразие планировочных решений и размеров офисов, продумывая оптимальное размещение печатающей техники для каждого формата офиса.