Путь к электронному документообороту в «ВТБ Лизинг»
- Архитектура системы и задачи проекта
- Интеграция со шлюзом
- Результаты проекта и функциональные возможности системы
- Альтернативы и планы
- Вопросы и ответы
В современном мире электронный документооборот (ЭДО) становится всё более популярным и востребованным инструментом для обмена информацией между организациями и внутри них. Он позволяет значительно ускорить процесс передачи документов, сократить затраты на бумажную документацию и повысить эффективность работы компаний. Однако, нередко крупные компании не пользуются ЭДО. Проблема в том, что при большом объеме и разнообразии документов перейти на ЭДО очень сложно, велики риски. Чтобы автоматизировать все процессы, нужно провести большую работу.
Выступление Натальи Калашниковой, руководителя проектов ЭДО «ВТБ Лизинг», было посвящено внедрению юридически значимого электронного документооборота в этой компании. Она рассказала о том, какие процессы были затронуты, какой программный стек использовался в проекте, какие рассматривались альтернативы, с какими проблемами пришлось столкнуться и как они были преодолены, а также о применении специального интеграционного шлюза.
Модераторами дискуссии стали Анна Перелыгина, Product Owner «ЭДО, Архив, MDM», СДЭК и Мария Леушина, начальник отдела по документационному обеспечению АО «Новосибирскэнергосбыт», эксперт Ассоциации «РОСЭУ».
Архитектура системы и задачи проекта
Задачей проекта в «ВТБ Лизинг» стало массовое подписание документов по лизинговым сделкам при соблюдении бизнес-процессов и использовании локальных и облачных сертификатов, а также ускорение подписания документов и оптимизация операционной эффективности. Архитектура решения включает в себя информационные системы (ИС), операторов ЭДО и интеграционный шлюз.
«При внедрении юридического значимого электронного документооборота документов по лизинговым сделкам в «ВТБ Лизинг» стояла, на первый взгляд, достаточно простая задача — перевести документы в электронный вид и научиться заключать сделки по лизингу в таком формате, — рассказала Наталья. — В компании циркулировало более 1 млн документов в год, но только 20% из них отправлялись в электронном виде, в основном — счета-фактуры. При этом использовался только один оператор электронного документооборота, отсутствовала проверка входящих документов, подписанных на стороне контрагентов. Достаточно велики были затраты на отправку документов, время на их доставку менеджерами и подпись. Было принято решение перевести эти процессы в электронный вид и создать электронную договорную базу».
Интеграция со шлюзом
Предполагалось использовать текущую архитектуру ИТ и обойтись без внедрения новых систем, сохранить основные бизнес-процессы, а специфические бизнес-процессы перевести в электронный вид. Например, лизинговая сделка состоит из договора купли-продажи и договора лизинга. Эти документы должны подписываться одновременно, либо купля-продажа оформляется позже, чем лизинг. Нужно было использовать как локальные, так и облачные сертификаты, подключить как минимум ещё одного оператора ЭДО, предусмотреть возможность «отката» сделки и внесения изменений в сделку с помощью до подписания документа.
Со всеми перечисленными задачами удалось справиться. Для этого был задействован интеграционный шлюз Citrus, соединённый со всеми ИС, такими как 1С:CRM. Документы отправляются в шлюз, подписываются и передаются операторам ЭДО. Статус документа поступает обратно в ИС. Документы со статусом «завершен» автоматически сохраняются в электронном архиве. Сотрудники работают в прежних ИС с актуальными документами, видят всё происходящее с документом в своей привычной рабочей системе. При необходимости они могут отозвать документ и даже «перейти на бумагу» для внесения в него изменений.
