Умные ECM: главные инновации в СЭД на ближайшие годы

Просмотров: 2105
Автор:
Коновалов Роман Владимирович

Коновалов Роман Владимирович

генеральный директор — ООО "АйДи - Технологии управления"

Многие руководители считают, что управление документооборотом  консервативный бизнес-процесс, который не требует инновационного и креативного подхода. Но использование облачных вычислений, искусственного интеллекта и мобильных приложений ускоряет процессы маршрутизации и согласования документации, а также помогает принимать взвешенные управленческие решения в считанные минуты.

По данным Markets and Markets, мировой ECM-рынок будет расти со среднегодовым приростом в 16,2% с 2017 по 2022 годы и перешагнет планку в 67 млрд. долларов к концу периода. Резкому росту объемов рынка ECM способствуют совершенствование инструментов обеспечения конфиденциальности данных, а также появление на рынке новейших технологий, которые позволяют сделать работу с документами максимально простой и доступной даже для рядовых сотрудников организаций.

В России пока многие бизнес-руководители скептически относится к внедрению в работу инновационных технологий. Это связано с тем, что новейшие ИТ-инструменты вызывают у них опасения в области конфиденциальности данных, разграничения прав доступа сотрудников к документам и безопасности передачи бумаг, содержащих корпоративную тайну. Однако механизмы защиты контента совершенствуются, и уже в ближайшие 2-3 года мы увидим, как ECM в России становятся по-настоящему умными. Как это будет выглядеть?

Мобильные приложения для управления данными

В прошлом году Gartner объявил о смерти ECM как устаревшего класса ИТ-продуктов. После чего многие вендоры задумались о внедрении новейших ИТ-инструментов в работу систем. Компании, стремящиеся упростить управление контентом, начали тестировать различные технологии для мгновенного захвата документов и их передачи на обработку и хранение, а также для маршрутизации и согласования документов. 

Главным трендом в этом направлении стало использование мобильных приложений. По результатам опроса AIIM, 32% респондентов назвали доступ к информации в любом месте и в любое время одним из основных мотивов отказа от бумажных носителей. 

Переход к мобайлу означает автоматическую конвертацию документов в формат, пригодный для чтения и редактуры с мобильных телефонов, например, в виде электронных таблиц с полями для заполнения. Кроме того, мобильные девайсы могут использоваться для моментального сканирования и обработки документов. Все это позволяет оптимизировать рабочий процесс: менеджеры больше не зависят от офисного десктопа и могут заключать сделки и отправлять документы на согласование в «полевых» условиях. Особенно это важно для торговых представителей ритейл-компаний, для которых даже минутное промедление при заключении договора может стоить сделки. 

Искусственный интеллект и роботизация для сбора и обработки документов

ECM-решения хранят в себе огромные пласты информации, пожалуй, даже больше, чем традиционные поставщики аналитических данных  учетные ERP и CRM-системы. Однако лишь ее малая часть эффективно используется для роста показателей бизнеса. Во многом это связано с тем, что обработка неструктурированных данных, содержащихся в таких документах, как договоры, соглашения или счета, - процесс трудоемкий и подверженный ошибкам. В итоге компании тратят огромные средства на оцифровку бумажных архивов, организацию общего доступа к файлам и настройку решений для совместной работы и платформ для управления документами.

Все это можно делать в разы быстрее и дешевле с применением AI (искусственного интеллекта) и RPA (роботизации бизнес-процессов). Механизм взаимодействия таких «умных» алгоритмов с ECM не так сложен: ECM обеспечивает инструменты когнитивной аналитики неочищенными данными, а интеллектуальная автоматизация позволяет обрабатывать эти огромные объемы данных быстрее и точнее, чем это было возможно когда-либо человеческими усилиями, и находить в них скрытые закономерности. 

Например, использование ECM с поддержкой AI или RPA-инструментов, переводящих PDF, изображения, видео или аудиофайлы и другие форматы в удобочитаемый вид, позволяет упростить извлечение, маркировку и использование ценной информации из неструктурированных документов. Можно также обучить систему идентификации типов документов на основе контента, определению, в каком репозитории должен храниться документ, или автоматическому реагированию на входящие документы и запуску соответствующих процессов согласований.

Сегодня большинство интеллектуальных технологий и методов анализа, таких как глубокая контент-аналитика или обработка естественного языка, доступно через приложения ECM или в виде дополнительных модулей к системам. Например, глобальный вендор OpenText в конце 2017 года предложил концепцию «Интеллектуальное, подключенное предприятие», в основе которой лежит обработка всех объемов данных в вашей организации, как структурированных, так и неструктурированных, при помощи ИИ и «умной» аналитики, для оптимизации бизнес-процессов. Естественно, ядром такого предприятия ИТ-компания назвала ECM, которая поставляет данные для обработки,  и даже запустила несколько ИИ-сервисов, работающих с документацией. 

В ближайшем будущем спрос на такие решения будет только расти: Gartner подсчитал, что к 2021 году почти 40% организаций по всему миру внедрят интеллектуальные системы в свои рабочие и бизнес-процессы. 

Облака для экономии средств и организации совместной работы

Установка ECM on-premise может быть дорогостоящим и сложным для управления процессом: такая система требует постоянных инвестиций в аппаратное и программное обеспечение, найм, обучение и содержание команды ИТ-администраторов, ИТ-услуги. Кроме того, дополнительными статьями расходов станут масштабирование решения, подключение к нему новых пользователей и филиалов.  

В 2018 году в Forrester подсчитали, что 90% лиц, принимающих решения о развертывании ECM, планируют делать это в облаке  переход к управлению контентом в гибридных или частных облаках уже не будущее, а наша реальность. Разработчики предлагают, например, управление цифровыми активами как услугу. Они создают безопасную и обособленную пользовательскую архитектуру, разрабатывают структуру папок таким образом, чтобы никакие данные или их целостность не терялись при переносе документов из одной системы в другую. И в итоге заказчик получает полностью укомплектованное, безопасное решение, которое может безболезненно развивать и масштабировать.

Помимо очевидной экономической выгоды, разворачивание ECM в облаке позволяет эффективно организовать совместную работу над документами. Для этого их не нужно перебрасывать между отдельными репозиториями или пользователями  достаточно дать коллегам доступ к залитому на облачный сервис файлу. А также облачные сервисы легко интегрируются между собой и с внешними бизнес-приложениями. Можно, например, встроить в облачную ECM BPM-инструментарий для автоматизации управления бизнес-процессами. Алгоритмизация процессов в ECM поможет устранить ручные задачи по маршрутизации документов и повысит эффективность совместной работы сотрудников.

Дополненная реальность, блокчейн и все-все-все

Наконец, существуют более футуристические сценарии для развития ECM  использование инструментов дополненной реальности, переход на технологии квантовых вычислений или применение технологии распределенных реестров для хранения документации. 

Но говорить об их массовом внедрении в ECM-секторе пока не приходится. До тех пор, пока не будет преодолено недоверие бизнес-руководителей к инновациям, они не будут приживаться на российских предприятиях.

Комментарии (3)

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.

  • Скрыть ветвь

    Директор по цифровым технологиям

    TerraLink

    23.10.2018 23:58
    Про OpenText - все правильно.

    Про роботов - почти правильно. Если технологический процесс загрузки контента выстроен корректно, и средства распознавания применены своевременно, то роботы тут будут чисто для колорита. Либо уж надо конкретизировать, что место роботов - в сборе контента из внешних источников и загрузке его в ЕСМ, либо в обработке уже загруженного контента. И то, в последнем случае, неизбежен вопрос: что тут будет эффективнее и дешевле - робот или примитивная прога с использованием API.

    Хотя персонально я, лично, как никто, - всегда за роботы, но ведь есть и реалии конкретных внедрений.

    А уж про AI - это чистая красивость, маркетинг для топов чистой воды. Если мы говорим об обучении при распознавании форм, то этой новости исполнилось сегодня в обед ровно как сто лет. Это есть и у ОпенТекста, и Кофакса, и в Каптиве, и у АББИИ, и у любого вендора RPA кого ни возьми.

    То есть надо бы более четко проартикулировать про то, что имеется в виду под AI, и как это связано с распознаванием.

    Фраза "переводящих PDF, изображения, видео или аудиофайлы и другие форматы в удобочитаемый вид" - это немного типа того, что слишком. ПДФ, по-моему, и так более чем удобочитаем. А мессадж про удобочитаемость видео и аудиофайлов предлагаю оставить на совести автора. Или вернуть по бизнес-процессу на доработку.

    Ну также и фраза "Механизм взаимодействия таких «умных» алгоритмов с ECM не так сложен" весьма впечатляет! Куда как просто! Написал - считай, сделано. А уж если умный в кавычках, то совсем красота.
    0
  • Скрыть ветвь
    26.10.2018 15:38
    AI можно и нужно применять не только в ключе обработки документопотока и превращения неструктурированной информации в структурированную (автоклассификация и извлечение фактов из текстов). Это действительно задача, которую решают многие. И не только западные продукты, но наши российские, в том числе DIRECTUM.

    Важно смотреть в сторону применения интеллекта для других рутинных операций - нормоконтроль документов, экспертиза перед согласованием (выполнение рутинной работы юриста, например, проверка перекрестных ссылок на документы, наличие обязательных пунктов, соответствие ЛНА и т.д.). Кроме этого, одна из рутинных задача в ЕСМ это определение ответственного и подготовка проекта резолюций по типовым письмам и обращениям граждан. Сейчас эту работу зачастую выполняет руководитель, и AI может ему в этом помочь.

    Важна и синергия AI и RPA. Например, интеллектуальные инструменты извлекают данные из первичных документов, классифицируют эти данные для получения информации, которая не содержится в документе (например определяют статьи затрат). Далее все действия в учетной системы выполняются с помощью RPA на основании данных AI.
    1
  • Скрыть ветвь

    Директор по цифровым технологиям

    TerraLink

    29.10.2018 17:34
    То, что применение AI гораздо шире рамок документооборота - это 100% факт! Полностью согласен и поддерживаю.

    По-моему, Артем также указал очень хорошие кейсы, ориентированные на реальный бизнес, что переводит абстрактные разговоры про AI в плоскость практических решений.

    Однако, я бы воздерживался от гипер-ожиданий в области применения RPA. "Все действия в учетной системы выполняются с помощью RPA" - это, все-таки, перебор. Учетные системы предусматривают много вариантов работы. RPA, очевидно, новая, но далеко не единственная и совершенно точно - совсем не конечная станция в маршруте ERP :)

    (Исправлено 29.10.2018 17:45, Бейдер Александр Ильич)

    0

Комментировать могут только авторизованные пользователи.
Предлагаем Вам в систему или зарегистрироваться.